Stan prawny od 13 marca 2026 r.
Od 13 marca 2026 r. obowiązują zmiany w ustawie Prawo zamówień publicznych dotyczące postępowania odwoławczego przed Krajową Izbą Odwoławczą. Zostały one wprowadzone przepisem art. 28 ustawy z 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego, ogłoszonej w Dzienniku Ustaw pod poz. 769.
Zgodnie z art. 48 pkt 2 tej nowelizacji – zmiany dotyczące ustawy Pzp weszły w życie po upływie 9 miesięcy od daty ogłoszenia (12 czerwca 2025 r.) – a więc w dniu 13 marca 2026 r.
Z perspektywy praktyki nie jest to wyłącznie zmiana dotycząca formy rozprawy. Owszem, nowelizacja otwiera drogę do rozpraw i posiedzeń prowadzonych zdalnie, ale jednocześnie istotnie wzmacnia obowiązek wcześniejszego przedstawiania twierdzeń i dowodów. W rezultacie postępowanie przed KIO staje się bardziej uporządkowane (niektórzy powiedzieliby: “bardziej cywilizowane”), ale też bardziej rygorystyczne stron.
Zakres zastosowania nowych przepisów
Sama data wejścia w życie nowelizacji nie oznacza jeszcze, że nowe przepisy znajdą zastosowanie do każdej sprawy odwoławczej rozpoznawanej po 13 marca 2026 r. Kluczowe znaczenie mają przepisy przejściowe.
Zgodnie z nimi przepisy dotychczasowe nadal stosuje się do postępowań odwoławczych wszczętych i niezakończonych przed 13 marca 2026 r. Przepisy dotychczasowe mają zastosowanie również do postępowań odwoławczych wszczętych od 13 marca 2026 r., jeżeli dotyczą one postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed tą datą albo konkursów rozpoczętych przed tą datą.
Rozprawy i posiedzenia jawne w formule zdalnej
Jedną z najbardziej widocznych zmian jest wprowadzenie możliwości przeprowadzenia jawnego posiedzenia lub rozprawy przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających ich przeprowadzenie na odległość. Celem nowelizacji było umożliwienie stronom i uczestnikom udziału w czynnościach KIO bez konieczności fizycznej obecności na sali rozpraw, przy zachowaniu sprawności i szybkości postępowania.
Nie oznacza to jednak, że każda sprawa będzie prowadzona zdalnie ani że zdalny udział stanie się obowiązkowy. Konstrukcja przepisów opiera się na dopuszczalności takiej formy, jeżeli nie stoi temu na przeszkodzie charakter czynności, inne okoliczności sprawy oraz konieczność zapewnienia ochrony praw procesowych stron i uczestników. Na sali rozpraw obecni są skład orzekający i protokolant, natomiast pozostali uczestnicy nie muszą być obecni fizycznie.
Z punktu widzenia praktyki – z jednej strony taki model będzie znacznym ułatwieniem dla stron i pełnomocników spoza Warszawy, którzy musieli planować podróż do KIO z dużym wyprzedzeniem tak by uniknąć spóźnienia się na rozprawę.
Natomiast wielu pełnomocników przyjmuje również tę zmianę z mniejszym entuzjazmem wskazując, że rozprawa stacjonarna ma swoją dynamikę i atmosferę, w której tylko profesjonalny pełnomocnik potrafi się odnaleźć.
Warto zauważyć, że forma zdalna nie znosi wymogów proceduralnych, a nowy model stanowi tylko zmianę sposobu prowadzenia sprawy. Jeżeli warunki w miejscu przebywania uczestnika nie odpowiadają powadze Izby, utrudniają dokonanie czynności procesowych albo zachowanie tej osoby budzi uzasadnione wątpliwości co do prawidłowego przebiegu czynności, Izba może odmówić jej udziału w zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu. Skutkiem jest uznanie, że taka osoba nie stawiła się na rozprawie albo posiedzeniu.
Obowiązek przekazywania pism pozostałym uczestnikom postępowania
Nowelizacja przewiduje również obowiązek bezpośredniego przekazywania pism pozostałym stronom i uczestnikom postępowania odwoławczego. Tak jak w postępowaniu cywilnym do pisma należy dołączyć dowód przekazania pisma pozostałym stronom lub złożyć oświadczenie o przekazaniu tego pisma.
Taki model ma usprawnić obieg stanowisk procesowych i ograniczyć sytuacje, w których strona zapoznaje się z argumentacją przeciwnika dopiero na rozprawie.
Z praktycznego punktu widzenia oznacza to mniejszy stres dla stron i możliwość lepszego ustosunkowania się do argumentacji przeciwnika. Należy jednak zauważyć, że w art. 535 ust. 2 nowelizacji, przewidziano pewną furtkę – jeśli pozyskanie dowodów nie było możliwe przed rozprawą (lub konieczność powołania się na te dowody wynikła w toku postępowania odwoławczego) – dowody można przedstawić do zamknięcia rozprawy.
Wymogi dotyczące treści odwołania
Nowelizacja wzmacnia oczekiwanie, że odwołanie będzie kompletne już w chwili jego wniesienia. Odwołujący powinien przedstawić nie tylko zarzuty i ich uzasadnienie faktyczne oraz prawne, ale także dowody na poparcie twierdzeń i dołączyć je jako załączniki. Kierunek ten jest spójny z utrwalonym już wcześniej podejściem, zgodnie z którym KIO jest związana zarzutami odwołania i nie ma obowiązku samodzielnego poszukiwania argumentów ani podstaw faktycznych na rzecz odwołującego.
Ta zmiana ma istotny wymiar praktyczny. Wykonawca nie powinien dziś zakładać, że szczegółowe rozwinięcie argumentacji albo uzupełnienie materiału dowodowego nastąpi dopiero na późniejszym etapie. Oczywiście nadal mogą wystąpić przypadki, w których późniejsze powołanie dowodu okaże się dopuszczalne, ale zasadą staje się zgłoszenie twierdzeń i dowodów już na etapie odwołania.
Odpowiedź na odwołanie jako obowiązek zamawiającego
Jedną z najważniejszych zmian praktycznych jest przekształcenie odpowiedzi na odwołanie z rozwiązania fakultatywnego w obowiązek procesowy zamawiającego. Po 13 marca 2026 r. zamawiający powinien wnieść odpowiedź na odwołanie w terminie wyznaczonym przez Prezesa Izby, przy czym termin ten nie może być krótszy niż 5 dni od dnia przekazania zamawiającemu odwołania albo jego kopii. W odpowiedzi należy odnieść się do treści odwołania, w szczególności do zarzutów, wskazać twierdzenia i dołączyć dowody.
Dla wykonawców oznacza to większą przewidywalność sporu, ponieważ zasadnicza argumentacja zamawiającego powinna być znana przed rozprawą. Dla zamawiających jest to z kolei obowiązek wymagający rzeczywistego przeanalizowania zarzutów, zebrania dokumentacji oraz ustalenia strategii procesowej w dość krótkim czasie. W praktyce odpowiedź na odwołanie stanie się podstawowym elementem argumentacji Zamawiającego.
Nowe znaczenie przystąpienia do postępowania odwoławczego
Szczególnie istotnie zmieniła się sytuacja wykonawcy zgłaszającego przystąpienie do postępowania odwoławczego. Termin 3 dni pozostał bez zmian, ale zakres obowiązków wyraźnie się zwiększył. W tym samym terminie przystępujący powinien nie tylko wskazać stronę, do której przystępuje, oraz wykazać interes w uzyskaniu rozstrzygnięcia na jej korzyść, lecz także przedstawić własne twierdzenia i dołączyć dowody na ich poparcie albo w celu odparcia twierdzeń zawartych w odwołaniu lub odpowiedzi na odwołanie. Dodatkowo należy dołączyć dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy.
Jest to jedna z bardziej wymagających zmian. Trzydniowy termin pozostaje bardzo krótki, a jednocześnie wymusza szybkie merytoryczne zbudowanie stanowiska procesowego. Wykonawca chcący realnie wpływać na wynik sprawy musi podjąć decyzję o przystąpieniu niemal natychmiast po otrzymaniu odwołania. Przykładowo jeśli zostanie poinformowany o przystąpieniu w piątek – to czas na sformułowanie argumentacji ma co do zasady do poniedziałku (co jest terminem skrajnie krótkim). Dlatego dotąd przystąpienia miały charakter formalny, a merytoryczna argumentacja prezentowana była na dalszym etapie. Komentowany obowiązek mogą złagodzić przepisy art. 535 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie z którymi dowody będzie można zgłaszać również na dzień przed rozprawą. Zobaczymy jak nowe wymogi dotyczące przystąpienia będzie traktować Izba, miejmy nadzieję, że nie zbyt dosłownie.
Koncentracja materiału dowodowego i prekluzja dowodowa
Najdalej idąca zmiana dotyczy dowodów. Obowiązujące od 13 marca 2026 r. rozwiązania zmierzają do koncentracji materiału procesowego i ograniczenia praktyki przedstawiania nowych dowodów dopiero podczas rozprawy.
Wniosek dowodowy powinien wskazywać dowód w sposób umożliwiający jego przeprowadzenie oraz określać fakty, które mają zostać nim wykazane. Pojawia się więc obowiązek formułowania tzw. tez dowodowych. Co do zasady dowody powinny być przedstawiane wraz z odwołaniem, odpowiedzią na odwołanie, przystąpieniem albo w innym piśmie wniesionym najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień wyznaczenia rozprawy lub posiedzenia jawnego. W zależności od interpretacji, dla niektórych składów orzekających może oznaczać to wprowadzenie prekluzji dowodowej, której skutkiem będzie utrata prawa do powoływania się na dany dowód w dalszym w toku postępowania.
Nie jest to jednak zasada bez wyjątków. Jak już wyżej wspomniałem, jeżeli wcześniejsze pozyskanie dowodu nie było możliwe albo potrzeba jego powołania powstała dopiero w toku sprawy, dopuszczalne pozostaje przedstawienie takiego dowodu później, aż do zamknięcia rozprawy. Tego wyjątku nie należy jednak interpretować rozszerzająco. Nie obejmuje on sytuacji zwykłego spóźnienia, braku organizacji czy taktycznego zwlekania z ujawnieniem materiału.
Jednocześnie ustawodawca racjonalnie przyjął, że nie ma potrzeby ponownego dołączania dokumentów, które znajdują się już w aktach sprawy odwoławczej, w szczególności gdy stanowią dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia. To rozwiązanie porządkuje praktykę i ogranicza zbędne powielanie dokumentów.
Znaczenie zmian dla wykonawców i zamawiających
Dla wykonawców nowe przepisy oznaczają przede wszystkim konieczność wcześniejszego przygotowania do sprawy. Zarówno odwołanie, jak i przystąpienie powinny być dziś opracowane w sposób możliwie kompletny już na początku postępowania. Zyskuje na znaczeniu szybkie zabezpieczenie korespondencji, dokumentów, zrzutów ekranowych, zestawień, opinii technicznych i innych materiałów, które mogą mieć znaczenie dowodowe. Trudniejsze będzie również zaskoczenie przeciwnika procesowego (co działa w obie strony, bo przeciwnik, będzie miał trudniej, żeby zaskoczyć nas).
Z perspektywy zamawiających nowelizacja ogranicza możliwość odkładania zasadniczej reakcji procesowej do dnia rozprawy. Odpowiedź na odwołanie staje się elementem obowiązkowym i powinna zostać rzetelnie przygotowana w wyznaczonym terminie wraz z przedstawieniem dowodów. Jednocześnie nowe przepisy mogą poprawić przewidywalność postępowania, ponieważ stanowiska stron mają być znane wcześniej, a materiał dowodowy ma trafiać do akt na wcześniejszym etapie sprawy.
Dla obu stron, wprowadzenie rozpraw zdalnych, może być dość dużą ulgą.
Podsumowanie
Od 13 marca 2026 r. procedura przed KIO weszła w nowy etap. Zmiana nie sprowadza się wyłącznie do dopuszczenia zdalnych rozpraw i posiedzeń. Jej rzeczywisty ciężar polega na wzmocnieniu koncentracji materiału procesowego, wcześniejszym przedstawianiu stanowisk oraz ograniczeniu możliwości spóźnionego powoływania dowodów.
W praktyce oznacza to, że w sprawach objętych nowym reżimem coraz większe znaczenie będzie miało nie tylko to, kto ma rację co do meritum, lecz także to, kto szybciej i staranniej przygotuje materiał procesowy. Jednocześnie przed zastosowaniem nowych przepisów zawsze trzeba ocenić, czy dana sprawa rzeczywiście podlega już nowym regulacjom, ponieważ przepisy przejściowe nadal będą miały istotne znaczenie dla wielu postępowań.
FAQ
Czy od 13 marca 2026 r. każda rozprawa przed KIO odbywa się zdalnie?
Nie. Od 13 marca 2026 r. istnieje możliwość przeprowadzania jawnych rozpraw i posiedzeń jawnych w formule zdalnej, ale nie oznacza to automatycznego obowiązku stosowania tego modelu w każdej sprawie. O dopuszczalności takiej formy decydują przesłanki ustawowe i organizacyjne.
Czy zamawiający musi obecnie złożyć odpowiedź na odwołanie?
Tak. Po wejściu w życie nowelizacji odpowiedź na odwołanie stała się obowiązkiem zamawiającego. Powinna zostać wniesiona w terminie wyznaczonym przez Prezesa Izby, nie krótszym niż 5 dni od przekazania odwołania albo jego kopii.
Czy termin na przystąpienie do postępowania odwoławczego uległ zmianie?
Nie. Nadal wynosi 3 dni. Zmienił się jednak zakres wymagań dotyczących samego zgłoszenia, ponieważ przystępujący powinien już w tym terminie przedstawić twierdzenia, dowody oraz dokument umocowania.
Czy po 13 marca 2026 r. można jeszcze przedstawiać nowe dowody na rozprawie?
Co do zasady nowe przepisy zakładają wcześniejsze przedstawienie dowodów i wprowadzają prekluzję dowodową. Wyjątek dotyczy sytuacji, w których wcześniejsze pozyskanie dowodu nie było możliwe albo potrzeba jego powołania powstała dopiero w toku sprawy.
Czy nowe przepisy mają zastosowanie do wszystkich spraw rozpoznawanych po 13 marca 2026 r.?
Nie. O ich zastosowaniu decydują przepisy przejściowe. W wielu przypadkach nadal stosowane będą przepisy dotychczasowe, mimo że sama rozprawa lub posiedzenie odbywają się już po 13 marca 2026 r.
radca prawny
───────────────────────────────────────────
Dziękujemy, że jesteś z nami.
Potrzebujesz wsparcia specjalistów z zakresu zamówień publicznych?
Skontaktuj się z nami poprzez formularz lub mailowo pod adresem kzp@kzp.net.pl
Chcesz rozwinąć kompetencje i zdobyć praktyczną wiedzę z zakresu prawa?
Zapraszamy na szkolenia prowadzone przez naszych radców prawnych! Pełną ofertę wraz z terminami znajdziesz na stronie Kancelarii: https://www.grupakzp.pl/pl/edukacja/
───────────────────────────────────────────
Niniejsze opracowanie nie może być wykorzystywane jako opinia prawna, w tym nie może służyć jako rekomendacja określonych działań, w szczególności w ramach działalności gospodarczej.
Aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach, zapisz się do naszego Newslettera.
Zapraszamy również do obserwowania strony Kancelarii na Linkedin