Jak zauważono w koncepcji nowego Pzp, jedną z czynności mających na celu prawidłowe przygotowanie postępowania powinna być analiza poprzedzająca wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
W koncepcji wielokrotnie podkreślano, także i przy tym rozwiązaniu, iż zamawiający zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, zapewnia, żeby wydatki publiczne były dokonywane w sposób celowy, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
W ślad za powyższym projekt nowego Pzp przewiduje:
Art. 92. 1. Zamawiający, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia sporządza analizę potrzeb i wymagań.
- Analiza, o której mowa w ust. 1, zawiera:
- badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb w wykorzystaniem zasobów własnych;
- rozeznanie rynku, w aspekcie:
- alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb, w tym z wykorzystaniem umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi,
- możliwych wariantów realizacji zamówienia albo wskazuje, że jest wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia.
- Analiza zawiera również:
- orientacyjną wartość zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów, o których
mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b;
- możliwość podziału zamówienia na części;
- przewidywany tryb udzielenia zamówienia;
- możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych zamówienia;
- ryzyka związane z udzieleniem zamówienia.
Art. 93. 1. Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, w szczególności w ramach prowadzonych wstępnych konsultacji rynkowych, o których mowa w art. 94, lub po zamieszczeniu wstępnego ogłoszenia informacyjnego, o którym mowa w art. 101, zamawiający może zorganizować spotkanie informacyjne z wykonawcami, którego przedmiotem będzie przedstawienie planów zamawiającego oraz oczekiwań dotyczących jednego zamówienia lub zamówień planowanych w terminie następnych 12 miesięcy.
- Zamawiający zamieszcza informację o organizowanym spotkaniu z wykonawcami oraz o jego przedmiocie na stronie internetowej, z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym udział wszystkich zainteresowanych wykonawców.
Powyższe jest jeszcze tym bardziej uzasadnione, że zamawiający mają wciąż opory co do możliwości zorganizowania spotkania informacyjnego z wykonawcami na etapie przygotowania postępowania, np. dotyczącego planów zamawiającego i podstawowej charakterystyki zamówienia. Podobnie jak co do możliwości spotkania z przedstawicielami rynku po upublicznieniu wstępnego ogłoszenia informacyjnego.
Nie ulega żadnej wątpliwości, iż wprowadzone narzędzie, pozwoli na realizację zasad wyrażonych w art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, co jest niezmiernie ważne w szczególności w zamówienia o dużych wartościach.
Jak dostrzeżono w koncepcji nowego Pzp, gdy na etapie kiedy istnieje możliwość złożenia odwołania, zamawiający powinien mieć obowiązek spotkania, które nadto byłoby rejestrowane aby wyeliminować ryzyko niezasadnych interpretacji wyjaśnień zamawiającego. Podnoszono również, iż zamawiający miałby obowiązek zaproszenia na spotkanie wszystkich wykonawców tak by zapewnić równość wykonawców i konkurencyjność w postępowaniu. Spotkanie na tym etapie mogłoby powodować zmniejszenie liczby odwołań.
W konsekwencji powyższego, projekt nowego Pzp przewiduje:
Art. 279. 1. Zamawiający, na wniosek wykonawcy, którego oferta nie została wybrana, zgłoszony nie później niż w terminie 3 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, organizuje spotkanie zapraszając do jego udziału wybranego wykonawcę, o ile został wybrany, oraz wykonawców, których oferty nie zostały wybrane albo zostały odrzucone.
- Spotkanie odbywa się przed dniem zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
- Zamawiający zaprasza na spotkanie wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
- Spotkanie, o którym mowa w ust. 1, jest utrwalane za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo dźwięk i obraz.
Powyższa propozycja słusznie zmierza do zapewnienia lepszej współpracy stron postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz przygotowanie się do postępowań w przyszłości.
Koncepcja przewidywała konieczność przeprowadzenia przez zamawiającego w największych zamówieniach ewaluacji realizacji umowy dla zwiększenia efektywności wydatkowania środków publicznych. Dzięki przeanalizowaniu treści umowy oraz sposobu jej realizacji, zamawiający może wdrożyć zmiany mające na celu poprawę procesu zakupowego w odniesieniu do zamówień podobnego typu w przyszłości. Obecnie, w wielu przypadkach zamawiający mimo pojawienia się problemów na etapie realizacji umowy wykorzystują nadal te same specyfikacje, mechanizmy, czy nawyki, które w kolejnych zamówieniach mogą sprawiać podobne trudności w należytej realizacji zamówień.
Dlatego też zaproponowano wprowadzenie obowiązku przygotowania raportu z realizacji zamówienia, w którym zamawiający dokonywałby ewaluacji realizacji umowy – w określonych w ustawie przypadkach:
Art. 475. 1. Zamawiający sporządza raport z realizacji zamówienia, w którym dokonuje oceny tej realizacji, w przypadku gdy:
- na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą co najmniej o 5% od pierwotnej wartości ceny ofertowej;
- na wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10 % wartości ceny;
- wystąpiły znaczące opóźnienia w realizacji umowy;
- zamawiający lub wykonawca odstąpił od umowy.
- Zamawiający może sporządzić raport w przypadkach innych niż określone w ust. 1.
- Raport zawiera:
- wskazanie kwoty, którą wydatkowano na realizację zamówienia, oraz porównanie jej z kwotą wynikającą z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą, podaną w ofercie albo maksymalną wartością nominalną zobowiązania zamawiającego wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe;
- wskazanie okoliczności, o których mowa w ust. 1;
- ocenę sposobu wykonania zamówienia, w tym jakości jego wykonania;
- wnioski co do ewentualnej zmiany sposobu realizacji przyszłych zamówień publicznych lub określenia przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych.
- Zamawiający sporządza raport w terminie miesiąca od dnia:
- sporządzenia protokołu odbioru, w przypadku jej wykonania;
- jej rozwiązania w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej.
Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie aby niezależnie od powyższego zamawiający mógłby sporządzić raport z realizacji zamówienia w przypadku każdego zamówienia objętego stosowaniem przepisów ustawy Pzp. Niewątpliwie oprócz waloru praktycznego, raport z ewaluacji umowy wnioski na przyszłość, co do zmiany sposobu/przedmiotu realizacji zamówienia z punktu widzenia celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych, w tym dotyczące wprowadzenia niezbędnych zmian w dokumentacjach przyszłych postępowań.