Brak tłumaczenia dokumentu, może prowadzić do odrzucenia oferty



16.10.2024

Zasada – postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzone jest w języku polskim.

W toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, Wykonawca może być obowiązany do złożenia dokumentów, które posiada jedynie w języku obcym. Są to np. karty katalogowe produktów, wypisy z zagranicznych rejestrów, odpowiadające rejestrowi KRK czy KRS.

Jak wiadomo (poza wyjątkiem opisanym w art. 20 ust. 3 ustawy Pzp) postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi się w języku polskim – zasadę tę formułuje art. 20 ust. 2 ustawy Pzp. By uczynić zadość omawianej zasadzie, konieczne jest więc złożenie dokumentów wraz z ich tłumaczeniem na język polski. Potwierdza to również § 5 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452): Podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie nie jest wymagane, jeżeli zamawiający wyraził zgodę, w przypadkach, o których mowa w art. 20 ust. 3 ustawy.

Co jednak jeśli wykonawca nie złożył tłumaczenia dokumentów? Czy będzie miał dalej szansę na ich uzupełnienie?

Wszystko zależy od klasyfikacji nieprzetłumaczonych dokumentów. Ewentualne uzupełnienie tłumaczeń nie jest bowiem dokonywane w jakimś odrębnym trybie (co być może ułatwiłoby życie wykonawcom), ale tłumaczenia dokumentów przedkłada się tak, jakby nie przedłożono wcześniej oryginałów. Skoro postępowanie prowadzi się w języku polskim, to złożenie dokumentów w języku obcym nie powinno rodzić żadnych skutków – jeśli wykonawca przedłoży dokumenty bez tłumaczeń, to tak jakby dokumentów nie przedłożył wcale.

 

Przedmiotowe środki dowodowe

Na tym gruncie powstaje szereg problemów dla wykonawców. Część dokumentów jest przecież nieuzupełnialna. Taki charakter mają przedmiotowe środki dowodowe, które co do zasady należy składać, tylko wraz z ofertą. Zgodnie z art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych jest możliwe o ile Zamawiający przewidział to w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia.

Niestety Zamawiający mało kiedy dopuszczają uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych – przy czym jak wskazuje literalna treść przepisów, możliwość uzupełnienia musi wynikać wprost z dokumentacji postępowania (107 ust. 2 ustawy Pzp) i uzupełnienia dokumentów nie można dokonać w przypadku, gdy dany przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z kryterium oceny ofert (107 ust. 3 ustawy Pzp).

Co na to orzecznictwo? W orzecznictwie KIO, prezentowane jest stanowisko, że brak złożenia tłumaczenia przedmiotowego środka dowodowego, stanowi brak złożenia tego dokumentu w ogóle, co może prowadzić do niezgodności oferty z warunkami zamówienia, a w konsekwencji do konieczności odrzucenia jego oferty. Przykładem może być wyrok KIO, z dnia 7 września 2021 r., sygn. akt: KIO 1973/21:

W świetle § 5 ww. rozporządzenia, środek dowodowy sporządzony w języku obcym musi być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski (z wyjątkiem art. 20 ust. 3 ustawy Pzp), co oznacza, że środek ten i tłumaczenie stanowią nierozerwalną całość. W efekcie, aby zamawiający mógł dokonać oceny spełniania przez wykonawcę określonych wymogów, niezbędne jest przekazanie przez wykonawcę tłumaczenia środka dowodowego. Brak złożenia tego tłumaczenia oznacza, że odwołujący nie złożył przedmiotowego środka dowodowego i jego oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia. W konsekwencji Izba stwierdziła, że odrzucając ofertę odwołującego, zamawiający nie naruszył art. 226 ust. 1 pkt 2) lit. c i pkt 5) ustawy Pzp. Dlatego odwołanie w zakresie tego zarzutu zostało oddalone.

Analogiczne stanowisko KIO, wyraziła w wyroku z dnia 8 lipca 2021 r., sygn. akt: KIO 1723/21 odnosząc się do stanowiska odwołującego, który wskazywał, że takie odrzucenie stanowi nadmierny formalizm: Należy przy tym zgodzić się z odwołującym, że formalizm postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie powinien mieć charakteru nadrzędnego. Konieczne jest jednak ustalenie, co stanowi formalizm. W przedmiotowej sprawie istotą sporu jest kwestia złożenia tłumaczenia na język polski przedmiotowego środka dowodowego służącego do potwierdzenia spełnienia jednego z wymogów dotyczących oferowanego sprzętu, przy czym tłumaczenie to (niezależnie od przepisów ww. rozporządzenia) wprost było wymagane przez zamawiającego w swz od wszystkich wykonawców. Tym samym uznanie, że odwołujący nie musi go składać, stanowiłoby naruszenie podstawowych zasad udzielania zamówień, o których mowa w art. 16 ustawy Pzp. W konsekwencji Izba stwierdziła, że odrzucając ofertę odwołującego, zamawiający nie naruszył art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c i ) oraz art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.

W tym miejscu należy zauważyć, że KIO, różnicuje sytuację przedmiotowych środków dowodowych żądanych na potrzeby punktacji oferty[1], od przedmiotowych środków dowodowych, których celem jest potwierdzenie spełnienia wymagań zamawiającego opisanych w SWZ[2]. KIO stoi na stanowisku, że w pierwszym przypadku, brak złożenia przedmiotowych środków dowodowych powinien skutkować tylko nieprzyznaniem pkt w danym kryterium, natomiast w drugim, nieprzedłożenie przedmiotowych środków dowodowych, których celem jest potwierdzenie spełnienia wymagań zamawiającego wiąże się z odrzuceniem oferty. Analogiczne skutki należy rozciągnąć na brak złożenia tłumaczeń danych dokumentów.

Biorąc pod uwagę fakt, że obecnie pracownicy Zamawiających nierzadko znają język angielski i mogliby samodzielnie przetłumaczyć treść dokumentów w tym języku, to odrzucenie oferty z powodu braku przedłożenia ich tłumaczeń może wydawać się nadmierne. Natomiast nie ma podstaw do różnicowania w tym zakresie sytuacji wykonawców, którzy przedstawiliby dokumenty w innych językach, tylko dlatego, że nie są one powszechnie znane.

W ocenie autora należałoby dopuścić uzupełnianie tłumaczeń również przedmiotowych środków dowodowych (do czego konieczne byłaby jednak zmiana przepisów), bowiem treść tłumaczeń i tak nie mogłaby wykraczać poza treść złożonego już oryginału. W szczególności wybór dokonany na podstawie tłumaczenia przypisującego cechy przedmiotu, których ten przedmiot nie posiada i tak można by zaskarżyć na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów, wykazując, że tych cech brak.

 

Podmiotowe środki dowodowe

Odmiennie traktowana jest natomiast kwestia tłumaczeń podmiotowych środków dowodowych. Tak jak wspomniałem wyżej, można wysnuć zasadę, że tłumaczenia dzielą los prawny oryginałów. Podmiotowe środki dowodowe, w szczególności: referencje, polisa OC, odpisy KRK, KRS, zaświadczenie z ZUS i US (a także równoważne odpisy i zaświadczenia wydane przez organy zagraniczne) – podlegają uzupełnieniu w trybie art. 128 ustawy Pzp. W takim trybie uzupełniane byłyby również tłumaczenia tych dokumentów. Przy czym z ostrożności, w odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia takich podmiotowych środków dowodowych najlepiej byłoby złożyć jeszcze raz oryginały wraz z tłumaczeniami lub wskazać w ramach wyjaśnień/pisma przewodniego, do jakich konkretnie przedłożonych wcześniej dokumentów odnoszą się tłumaczenia.

 

Podsumowanie

Sytuacja wykonawcy, który złożył w postępowaniu dokumenty w obcym języku bez ich tłumaczenia jest różna w zależności od charakteru tych dokumentów oraz postanowień dokumentacji postępowania. Co do zasady, jeśli dany typ dokumentu podlega uzupełnieniu, to podlega uzupełnieniu również jego tłumaczenie. Natomiast jeśli przepisy oraz treść dokumentacji postępowania nie przewidują takiej możliwości, to Zamawiający nie może wezwać do uzupełnienia dokumentu w zakresie tłumaczenia, a Wykonawca nie może go samodzielnie skutecznie uzupełnić. Konsekwencją braku uzupełnienia może być natomiast odrzucenie oferty.

 

Bartłomiej Ziółkowski

radca prawny

bziolkowski@kzp.net.pl

 

[1] Wyrok KIO z dnia 23 maja 2024 r., sygn. akt: KIO 1505/24

[2] Wyrok KIO z dnia 7 kwietnia 2023 r., sygn. akt KIO 811/23