Zamawiający nawet w obszarze wyznaczenia terminu składania ofert, w żadnym wypadku nie powinien działać automatycznie ograniczając się do wskazania tego absolutnie minimalnego formalnie terminu przewidzianego przez ustawę prawo zamówień publicznych. W każdy przypadku musi uwzględnić rzeczywisty charakter zamówienia, złożoności przedmiotu zamówienia i jego skalę, stopień skomplikowania przygotowania oferty oraz sytuację gospodarczą w obrębie danej branży. Oczywistym dla każdego powinno być, iż termin składania ofert ustala się w sposób adekwatny dla zapewnienia oferentom wystarczającego czasu na przygotowanie i złożenie ofert w realiach danego zamówienia. Praktyka wciąż jeszcze pokazuje, że zamawiający śpieszą się z otwarciem ofert, tak jakby nie zależało im na konkurencyjności postępowania i porównywalności ofert.
A przecież wyznaczenie wystarczająco odpowiedniego terminu składania ofert jest korzystne dla zamawiającego, gdyż pozwala na przygotowanie ważnych ofert, rzetelnych merytorycznie, prawidłowo wycenionych, a także minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów w ofertach wykonawców.
Elementarna logika podpowiada, że im przedmiot zamówienia bardziej skomplikowany, to po stronie wykonawcy aktualizuje się więcej obowiązków związanych z aktami staranności w postaci konieczności przeprowadzenia szczegółowych analiz technicznych, organizacyjnych i finansowych. Zapewne jeszcze inne zespoły zajmować się będą analizą i kalkulacją ryzyk kontraktowych, i wyjaśniania ich z innymi profesjonalistami. Nadto dochodzą jeszcze obowiązki związane z prawidłowym przygotowaniem dokumentów. Przecież już warunki udziału w postępowaniu mogą nastręczać duże trudności dla ich spełnienia, w szczególności co do zgromadzenia specjalistycznej kadry i co ważniejsze weryfikacji doświadczenia wymaganego w warunkach udziału w postępowaniu lub w kryteriach oceny ofert. Często także skomplikowane pozacenowe kryteria oceny wymagają czasu na dokonanie stosownych analiz i rozeznania rynku. To wszystko może prowadzić do decyzji o szukaniu konsorcjantów lub podmiotów trzecich, a także podwykonawców.
Wszystkie te akty staranności powodują znaczne wydłużenie czasu potrzebnego dla należytego sporządzenia oferty.
Dostrzec także należy, iż na przestrzeni ostatnich lat bardzo często zamawiający ogłaszają zamówienie realizowane w formule „zaprojektuj i wybuduj”. Taka formuła tym bardziej jest pracochłonna po stronie wykonawcy, gdyż co najmniej musi on poczynić pewne wstępne założenia projektowe i kalkulacyjne. Tym bardziej, że w praktyce gdy taki wykonawca zostanie wezwany do złożenia wyjaśnień rażąco niskiej ceny, albo do wyjaśnień zakładanego sposobu realizacji zamówienia, to wymaga się od niego aby na etapie przed złożeniem oferty wręcz już dysponował projektem, a nie oparł się na innej metodzie skalkulowania oferty. Zamawiający bowiem potrafi zadawać tak szczegółowe pytania, że bez dysponowania wstępnym projektem budowlanym, nie można inaczej na nie poprawnie odpowiedzieć.
Dlatego też zamawiający już ustalając termin składania ofert powinien w każdym przypadku wykonać prosty test porównawczy polegający na ustaleniu ile czasu to jemu zajęło przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia i ile czasu na przygotowanie prawidłowej oferty sam dał oferentom. Ile czasu jemu zajęło przygotowanie odpowiedzi na pytanie, a ile czasu dał wykonawcy na jej uwzględnienie w ofercie. Przecież i zamawiający i wykonawca są takimi samymi profesjonalistami.
Taki test uwidacznia, czy wyznaczony termin składania ofert ogranicza możliwość należytego przygotowania ofert przez wykonawców działających w sposób staranny i zgodny z zasadami profesjonalizmu.
Jeszcze inną kwestią są święta, długie weekendy, czy okres urlopowy, co ma także bezpośredni wpływ na ilość i jakość złożonych ofert, z uwagi na wyznaczony termin otwarcia ofert, bowiem faktycznie te okoliczności skracają ilość dni roboczych wykonawcy przygotowującemu ofertę. Oczywistym dla zamawiającego powinno być, że w takich okresach występuje zjawisko ograniczonej dostępności personelu, podwykonawców, instytucji finansowych i doradców, których udział jest niezbędny na etapie przygotowywania oferty.
Wszystkie powyższe uwagi dotyczą odpowiednio sytuacji, w której zamawiający dokonuje modyfikacji treści specyfikacji warunków zamówienia, gdyż krótki termin przedłużenia terminu składania ofert, nie pozwala wykonawcom w równym stopniu zapoznać się z dokumentacją postępowania, czy jej uzupełnieniem lub inną faktyczną zmianą.
Innymi słowy, zamawiający naruszy w każdym przypadku zasadę proporcjonalności, gdy termin składania ofert nie pozostaje w racjonalnej relacji do rzeczywistych uzasadnionych potrzeb i przedmiotu postępowania.
radca prawny
───────────────────────────────────────────
Dziękujemy, że jesteś z nami.
Potrzebujesz wsparcia specjalistów z zakresu zamówień publicznych?
Skontaktuj się z nami poprzez formularz lub mailowo pod adresem kzp@kzp.net.pl
Chcesz rozwinąć kompetencje i zdobyć praktyczną wiedzę z zakresu prawa?
Zapraszamy na szkolenia prowadzone przez naszych radców prawnych! Pełną ofertę wraz z terminami znajdziesz na stronie Kancelarii: https://www.grupakzp.pl/pl/edukacja/
───────────────────────────────────────────
Niniejsze opracowanie nie może być wykorzystywane jako opinia prawna, w tym nie może służyć jako rekomendacja określonych działań, w szczególności w ramach działalności gospodarczej.
Aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach, zapisz się do naszego Newslettera.
Zapraszamy również do obserwowania strony Kancelarii na Linkedin