Trzeba pamiętać, że w przypadku przestępczości podatkowej, w tym wykorzystywania tzw. karuzel VAT, niemal zawsze stawiane są zarzuty prania brudnych pieniędzy, a to z uwagi na wykorzystanie całego łańcucha podatników i płatników dla ukrycia środków pochodzących z czynu zabronionego. W projekcie ustawy o przeciwdziałaniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wskazano mechanizmy, które tak przedsiębiorca jak i instytucja publiczna ma obowiązek wdrożyć. Sama więc przezorność i zdrowy rozsądek już nie wystarczy, podmiot obowiązany będzie musiał udowodnić, że każdorazowo w swoich kontaktach dokonuje oceny ryzyka i weryfikacji kontrahentów pod kątem np. wykorzystania przedsiębiorstwa w nielegalnym obrocie mającym na celu wyłudzenie VAT.
Pomóc ma w tym przygotowywana przez Ministerstwo Finansów lista podstawowych czynności, która oczywiście nie jest źródłem prawa obowiązującego w Polsce ale z pewnością będzie stanowić pierwszy punkt odniesienia dla organów kontroli, organów ścigania i sądów. W zasadzie w dokumencie tym wykreuje się pozaustawowe przesłanki w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT. Dlatego też choć lista czynności nie będzie obowiązkowa, niefrasobliwością byłoby jej nieprzestrzeganie, jak też nie dokumentowanie na potrzeby przyszłej kontroli wykonanych czynności weryfikacyjnych.
Obecnie Ministerstwo Finansów wciąż pracuje nad opracowaniem możliwie kompletnej i precyzyjnej listy przesłanek należytej staranności po stronie nabywcy w transakcjach krajowych, których spełnienie w momencie zawierania transakcji, skutkowałoby brakiem podstaw do kwestionowania u podatników prawa do odliczenia podatku VAT na skutek uznania, że podatnicy nie wiedzieli i nie mogli wiedzieć o tym, że dana transakcja stanowi element łańcucha, w którym jeden z dostawców dopuścił się oszustwa podatkowego. Postuluje się aby lista dobrych praktyk dzieliła się na trzy części:
- Standardową Listę Praktyk,
- Dodatkową Listę Praktyk,
- Indywidualną Listę Praktyk.
Do takich elementarnych przesłanek należytej staranności z pewnością zalicza się:
- Sprawdzenie danych rejestrowych (KRS, NIP, REGON, CEIDG) połączone z archiwizacją dokumentów rejestrowych dla celów dowodowych.
- Sprawdzenie statusu czynnego podatnika VAT połączone z archiwizacją dla celów dowodowych.
- Preferowanie płatność przelewem, zaś przy płatności gotówką, konieczność jej dokumentowania.
- Sprawdzenie domeny e-mail w przypadku współpracy opartej wyłącznie na korespondencji elektronicznej/zdalnych środkach przekazu.
- Uzyskanie upoważnienia do reprezentacji kontrahenta lub oświadczenia w jakim charakterze występuje dana osoba w kontaktach z podatnikiem, jeśli charakter umocowania nie wynika z korespondencji handlowej lub publicznie dostępnych rejestrów.
- Sprawdzenie siedziby kontrahenta oraz podstawowych informacji dotyczących jego działalności w sieci Internet.
- Sprawdzenie odpowiednich koncesji, uprawnień, zezwoleń (gdy są wymagane).
- Sprawdzenie czy cena za jaką nabywany jest towar nie odbiega od cen rynkowych o więcej niż 20%.
- Ustalenie czy transakcja odpowiada profilowi działalności kontrahenta.
Ponadto wdrożona procedura compliance i szczegółowa analiza ryzyka oraz wpojone nawyki powinny pomóc w szybkim odkodowaniu sytuacji, które powinny wzbudzić co najmniej ostrożność, np.
- gdy dostawcą jest nowopowstałą lub krótko działająca firmą, w szczególności z niskim kapitałem zakładowym, a jej właścicielem lub reprezentantem jest osoba bez doświadczenia w branży, i np. obcokrajowiec,
- podmiot posiada wirtualne biuro lub w innym budzącym uzasadnioną wątpliwość miejscu,
- towary są oferowane jednorazowo w dużych ilościach,
- dostawca nie dąży do zawarcia długofalowej współpracy,
- towary często nie są ubezpieczane, mimo ich wysokiej wartości,
- transfer środków finansowych dokonywany jest na rachunki bankowe w krajach trzecich,
- towary oferowane są w cenie znacznie odbiegającej od ich wartości rynkowej (zarówno „na plus” jak i „na minus”),
- ustalone miejsce odbioru/dostawy towaru budzi wątpliwości (np. powierzchnie magazynowe i place gdzie brak jakichkolwiek oznaczeń kontrahenta, posesje stanowiące prywatną własność, itp.)
- kontrahent akceptuje wyłącznie płatności gotówkowe.
Tytułem przykładu można też wskazać na projekt ustawy z dnia 8 września 2017r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, przewidziano tak dla przedsiębiorców jak i dla instytucji publicznych obowiązek stosowania różnych poziomów środki bezpieczeństwa finansowego, w zależności od tego czy analiza ryzyka wskazuje na niższe czy wyższe ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu może świadczyć:
Ustawa ta nakładać będzie również obowiązek szczegółowej identyfikacji, np.:
1) osoby fizycznej:
- a) imienia i nazwiska,
- b) obywatelstwa,
- c) numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub daty urodzenia – w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia,
- d) serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,
- e) adresu zamieszkania – w przypadku posiadania informacji przez instytucję obowiązaną,
- f) nazwy (firmy), numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej – w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą;
2) osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej:
- a) nazwy (firmy),
- b) formy organizacyjnej,
- c) adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności,
- d) NIP, a w przypadku braku takiego numeru – państwa rejestracji, rejestru handlowego oraz numeru i daty rejestracji,
- Sprawdzenie:
- w rejestrze czynnych płatników VAT,
- w rejestrze należności publicznoprawnych, prowadzony od 1 stycznia 2018 r. na podstawie ustawy z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1201 ze zm.) w brzmieniu znowelizowanym ustawą z 7 kwietnia 2017 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ułatwienia dochodzenia wierzytelności (Dz.U. poz. 933). W nim znajdą się m.in. przedsiębiorcy mający dług wobec instytucji publicznych, podlegający egzekucji administracyjnej,
- w rejestrze dłużników niewypłacalnych,
- struktury właścicielskiej i organizacyjnej klienta będącego jednostką organizacyjną, itd.
Ofensywa legislacyjna jak w tym przedmiocie już została rozpoczęta przez rząd jest spowodowana wiążącymi Polskę nowymi regulacjami zmierzającymi do uszczelniania systemu podatkowego, przejrzystości działania podmiotów gospodarczych i instytucji publicznych oraz ochrony przed niezgodnymi z prawem działaniami.