W przypadku gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane w formule „zaprojektuj i wybuduj”, zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego (art. 31 ust. 2 ustawy Pzp). Jak wynika dalej z ustawy Pzp program funkcjonalno-użytkowy obejmuje opis zadania budowlanego, w którym podaje się przeznaczenie ukończonych robót budowlanych oraz stawiane im wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne (art. 31 ust. 3 ustawy Pzp). Jeżeli program funkcjonalno – użytkowy jest przygotowany w sposób niestaranny, niezrozumiały, zawiera błędy lub braki czy też wszelkiego innego rodzaju uchybienia, to wykonawcy także ma prawo domagać się poprawienia tego dokumentu.
W większości przypadków wykonawcy zadają pytania w celu uzyskania jednoznacznej odpowiedzi w zakresie przedmiotu zamówienia – niezbędnego do prawidłowego wycenienia zamierzenia inwestycyjnego. Wykonawcy dopytując więc zamawiającego o przedmiot zamówienia dążą do tego, aby zarówno nie doszło do niedoszacowania oferty jak i jej przeszacowania, gdyż naturalnym celem jest zaoferowanie konkurencyjnej ceny i innych warunków dla optymalnego wykonania zamówienia. Dzięki jednoznaczności w zakresie opisu przedmiotu zamówienia obie strony umowy w sprawie zamówienia publicznego będą miały pewność należytego wykonania umowy.
Przy skomplikowanych i złożonych zamierzeniach budowlanych tych pytań mogą być setki, a nawet tysiące. Przy takim ogromie pytań i udzielonych na nie odpowiedzi, łatwo o ich wewnętrzną sprzeczność. Dlatego też dobrą praktyką profesjonalnego i społecznie odpowiedzialnego zamawiającego byłoby przygotowanie tekst jednolitego SIWZ. W ten sposób przecież także i zamawiający unika wielu kłopotów i kosztów w przyszłości. Jeżeli więc spojrzeć ile czasu i energii pochłania każdy jeden konflikt, czy na etapie badania ofert, czy w szczególności na etapie realizacji zamówienia, to ujednolicenie dokumentacji przetargowej jawi się jako elementarna staranność i zapobiegliwość strony publicznej.
Zamawiający nie udzielając starannych odpowiedzi lub ich unikając w pierwszej kolejności prowokuje złożenie ofert nieporównywalnych i konieczność unieważnienia postępowania, a w drugiej kolejności taka postawa długofalowo zagraża osiągnięciu celu w kosztach i czasie zakładanym.
W związku z powyższym, wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego musi działać za siebie, konkurencję i zamawiającego, monitorując nie tylko kompletność opisu przedmiotu zamówienia ale również rzetelność i spójność udzielanych odpowiedzi. Bowiem najgorszym dla wykonawcy scenariuszem będzie jeśli niezgodności w ofercie nie zostaną zauważone na etapie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ale dopiero na etapie realizacji zamówienia. To rodzi ryzyko skutkujące wieloletnim sporem sądowym na gruncie chociażby nienależytego wykonania umowy czy też kar umownych i ich wysokości. Dlatego też w dobrze pojętym interesie wykonawcy jest jednak zadawanie pytań zamawiającemu oraz każdorazowe zwracanie uwagi na wszelkie zauważone rozbieżności w odpowiedziach. Zamawiający też musi sobie zdawać sprawę, że przetarg dla niego nie kończy się wraz z podpisaniem umowy, więc sygnalizowane przez wykonawców problemy wrócą do niego ale na sali sądowej, w rezultacie ze względu na koszty sporu nie opłaca się odpowiadać, że podtrzymuje się zapisy siwz lub uważać że nie ma się już obowiązku udzielać odpowiedzi.