Charakter przedmiotowych środków dowodowych
Jak wynika z art. 107 ust. 2 ustawy Pzp wezwanie do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych jest wyjątkiem od zasady, gdyż żeby w ogóle było możliwe, zamawiający musi to przewidzieć w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Ponadto w ogóle wykluczone jest uzupełnianie przedmiotowych środków dowodowych służących potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert. Wreszcie z orzecznictwa KIO wynika, że możliwe jest wezwanie wykonawcy do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych tylko w sytuacji gdy: dany przedmiotowy środek dowodowy w ogóle nie został złożony lub gdy został on złożony, lecz jest niekompletny. Brzmienie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp wyklucza natomiast wzywanie o uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych w sytuacji gdy przedmiotowe środki dowodowe zostały wprawdzie złożone i są kompletne, ale ich treść nie potwierdza zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami zamawiającego. Innymi słowy, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy, który został złożony wraz z ofertą, zawiera błędy, nie będzie możliwe wezwanie do jego uzupełnienia. Jak wynika z powyższego, stosunkowo łatwo może dojść do sytuacji, w której wykonawca nie złożył wymaganego przedmiotowego środka dowodowego i jednocześnie brak będzie możliwości wezwania do jego uzupełnienia. Wydawać by się mogło, że w takim wypadku zamawiający powinien zawsze zastosować art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp i odrzucić ofertę. Jednak taki wniosek nie będzie prawidłowy, trzeba bowiem najpierw ustalić w jakim celu zamawiający żądał danego przedmiotowego środka dowodowego. Z art. 107 ust. 3 ustawy Pzp wynika, że należy wyróżnić dwa rodzaje przedmiotowych środków dowodowych, tj.:
1) środki służące potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert oraz
2) pozostałe środki, tj. służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia.
Potwierdzenie zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert
Z orzecznictwa KIO wynika, że brak złożenia przedmiotowych środków dowodowych żądanych na potrzeby punktacji oferty w ramach kryteriów oceny ofert nie uprawnia do odrzucenia oferty. W wyroku Izba w wyroku z 23 maja 2024 r., sygn. akt: KIO 1505/24, Izba uznała, że takie stanowisko jest wręcz oczywiste, „(…) gdyż niespełnienie poza cenowego kryterium oceny ofert z samej swej istoty nie może oznaczać niezgodności oferty z warunkami zamówienia, tylko brak możliwości przyznania punktów w tym kryterium.” Zbliżony pogląd Izba wyraziła w szeregu innych orzeczeń. Przykładowo, w wyroku z 22 lutego 2023 r., sygn. akt KIO 346/23, Izba analizowała sytuację, w której wykonawca nie złożył prawidłowego przedmiotowego środka dowodowego, służącego potwierdzeniu oferowanych właściwości przedmiotu zamówienia, ocenianych w kryteriach oceny ofert, wskutek czego jego oferta nie została odrzucona, lecz otrzymała 0 punktów w kryterium poza cenowym. Izba uznała takie postępowanie zamawiającego za prawidłowe, wskazując m.in., że: „Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia – zgodnie z Rozdziałem VIII SWZ „Przedmiotowe środki dowodowe” – celem potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym w SWZ, zobowiązani byli złożyć m.in. „dokumenty potwierdzające zadeklarowane w formularzu ofertowym Doświadczenie zawodowe dietetyka, takie jak kopia umowy o pracę, kopia świadectwa pracy, kopia umowy cywilno-prawnej”. Odwołujący w „Formularzu ofertowym” w punkcie dotyczącym „doświadczenia zawodowego dietetyka” zadeklarował doświadczenie „powyżej 2 lat”, na potwierdzenie którego złożył umowę zlecenia nr 1/2022 z dnia 28 grudnia 2022 r., w treści której wskazano, że „umowa zostaje zawarta na okres: 28 grudnia 2022 r. – 30 czerwca 2023 r.”. Odwołujący mimo, że zadeklarował doświadczenie dietetyka „powyżej 2 lat”, złożył umowę zlecenia, która zadeklarowanego doświadczenia nie potwierdzała. Z treści umowy wynika bowiem doświadczenie poniżej 1 roku a więc takie, które nie jest punktowane. Oświadczenie wykonawcy zawarte w „Formularzu ofertowym” było weryfikowane na podstawie dokumentów potwierdzających zadeklarowane doświadczenie, w tym przypadku na podstawie złożonej przez wykonawcę umowy zlecenia. Skoro więc złożony przez Odwołującego dokument (umowa zlecenie) tego doświadczenia nie potwierdzała brak było podstaw do przyznania Odwołującemu punktów w ramach tego kryterium oceny ofert. Zamawiający prawidłowo więc uczynił, przyznając Odwołującemu 0 pkt Złożona przez odwołującego wraz z ofertą umowa zlecenie stanowi bowiem przedmiotowy środek dowodowy i nie może być uzupełniona nawet jeżeli, jak twierdził Odwołujący, przez omyłkę nie została złożona umowa potwierdzająca deklarowane doświadczenie. Przedmiotowe środki dowodowe składa się bowiem wraz z ofertą. Służą one zweryfikowaniu poprawności merytorycznej oferty lub potwierdzeniu oferowanych właściwości przedmiotu zamówienia, ocenianych w kryteriach oceny ofert. W tym stanie faktycznym przedmiotowe środki dowodowe miały potwierdzać zadeklarowane przez wykonawcę doświadczenie dietetyka i podlegać ocenie w kryterium (doświadczenie zawodowe dietetyka). Dlatego też dokument ten (umowa zlecenie) nie może być uzupełniony, gdyż składany był na potwierdzenie wymagań podlegających ocenie w kryterium oceny ofert. Art. 107 ust. 3 ustawy Pzp stanowi bowiem, że „Zamawiający nie wezwie do uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania”. Jego uzupełnienie – w świetle powyższego – jest więc niedopuszczalne.” Analogiczne stanowisko Izba wyraziła w wyroku z 30 listopada 2021 r., sygn. akt KIO 3399/21, za słuszną uznając decyzję zamawiającego, zgodnie z którą oferta wykonawcy nie została odrzucona, jednakże w kryterium poza cenowym uzyskała 0 punktów.
Potwierdzenie zgodności z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia
Jednocześnie w szeregu swoich orzeczeń Izba wskazała, że odrzucenie oferty z powodu niezłożenia właściwych przedmiotowych środków dowodowych jest możliwe tylko wtedy, gdy te środki służą potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia. Przykładowo, w wyroku 7 kwietnia 2023 r., sygn. akt KIO 811/23, Izba wskazała, że: „Przesłanka odrzucenia oferty, wskazana w art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c p.z.p., ma zastosowanie wyłącznie w sytuacji, gdy wykonawca nie złoży wymaganych przez zamawiającego przedmiotowych środków dowodowych, których celem jest potwierdzenie spełnienia wymagań zamawiającego opisanych w SWZ.” Z kolei w wyroku dnia 7 kwietnia 2023 r., sygn. akt KIO 805/23, Izba stwierdziła, że: „Zamawiający w treści SWZ zrezygnował z możliwości jaką daje art. 107 ust. 2 p.z.p. i przesądził, że nie przewiduje wzywania do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych w przypadku, gdy Wykonawca nie złoży ich wraz z ofertą lub złożone wraz z ofertą przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne. Z tego względu zidentyfikowanie braków w dokumentacji prowadzi od razu do odrzucenia oferty takiego wykonawcy w oparciu o art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c p.z.p. Co więcej, niezłożenie w ogóle przedmiotowych środków dowodowych lub złożenie takich, które nie potwierdzają zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia powoduje, że oferta taka podlega odrzuceniu również na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 p.z.p.”
W świetle powyższych wypowiedzi KIO nie ma zatem żadnych wątpliwości, jeśli dany przedmiotowy środek dowodowy nie służy potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia (lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia), to jego niezłożenie w ogóle czy też złożenie w formie nie uprawniającej do przyznania punktów w ramach kryterium poza cenowego nie może być podstawą do odrzucenia oferty, gdyż taka sytuacja nie wypełnia przesłanek odrzucenia z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp, jak również z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.
W podsumowaniu wskazać należy, że jeśli zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą przedmiotowego środka dowodowego służącego potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert, warto zwrócić się do niego o potwierdzenie, że brak złożenia takiego środka nie będzie prowadzić do odrzucenia oferty, ale wyłącznie do nieprzyznania punktów w pozacenowym kryterium oceny ofert. Wyjaśnienie przez zamawiającego tej kwestii przed upływem terminu składania ofert przetnie wszelkie ewentualne wątpliwości i pozwoli uniknąć sporów w tym zakresie.
radca prawny
Niniejsze opracowanie nie może być wykorzystywane jako opinia prawna, w tym nie może służyć jako rekomendacja określonych działań, w szczególności w ramach działalności gospodarczej.
Aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach, zapisz się do naszego Newslettera.
Zapraszamy również do obserwowania strony Kancelarii na Linkedin