Ustawodawca w art. 90 ust. 1 ustawy Pzp nie zawarł definicji „kosztów pracy”. Powszechnie przyjmuje się, że koszty pracy to ogół wydatków, jakie ponosi przedsiębiorca w związku z pozyskaniem, utrzymaniem, przekwalifikowaniem i doskonaleniem pracowników. W zakres tego pojęcia wchodzą również koszty z tytułu obligatoryjnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zatem na koszty pracy składają się nie tylko koszty płacowe, które obejmują wynagrodzenia osobowe, dodatki oraz nagrody i premie ale także koszty pozapłacowe, do których zaliczamy wszystkie składki oraz koszty pracy, jakie ponosi przedsiębiorca poza wynagrodzeniem bezpośrednim.
Warto też pamiętać o regulacji Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno – użytkowym z dnia 18 maja 2004 r. (Dz. U. nr 130, poz. 1389) (dalej „Rozporządzenie”) Zgodnie z § 6 Rozporządzenia wśród obligatoryjnych elementów, które należy wziąć pod uwagę przy ustalaniu stawki roboczogodziny, ustawodawca wymienia: (i) płace zasadnicze; (ii) premie regulaminowe; (iii) płace dodatkowe (dodatki stażowe, inne dodatki regulaminowe); (iv) płace uzupełniające; (v) obligatoryjne obciążenia płac; (vi) odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
Warto więc, aby wykonawca wezwany do wyjaśnień wysokości ceny oferty pamiętał, aby każdorazowo wskazać, gdzie zostały uwzględnione wszystkie obligatoryjne elementy składające się na koszty pracy, w tym te pozapłacowe.
W/w Rozporządzenie określa koszty pośrednie jako składniki kalkulacyjne wartości kosztorysowej, uwzględniające nieujęte w kosztach bezpośrednich koszty zaliczane zgodnie z odrębnymi przepisami do kosztów uzyskania przychodów, w tym koszty zarządu. Też koszty pośrednie w żadnym wypadku nie mogą być ucieczką od przedstawienia zamawiającemu rzetelnej kalkulacji, gdyż one także powinny być szczegółowe w takim stopniu, aby umożliwić ich sprawdzalność. Inaczej będą uznane za nieudowodnione. Zatem bez względu gdzie wykonawca doliczył składniki składające się na koszty pracy, to każdy taki składnik musi wyszczególnić ze wskazaniem wyliczenia jego wysokości.
Wreszcie z uwagi na sytuację gospodarczą, należy zwrócić uwagę na to, czy wykonawca w celu optymalizacji kosztów prac nie zatrudnienia pracowników np. z Ukrainy. Gdyż najczęściej z takimi osobami nie są zawierane umowy o prace, mogą nie być przestrzegane przepisy o płacy minimalnej, i mogą nie być zawierane żadne umowy, względnie umowy zlecenia. Tutaj także należy zwrócić uwagę, iż przepisy ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych nie różnicują obowiązku płatniczego ze względu na posiadane obywatelstwo. A z uwagi na stosunki dwustronne pomiędzy Polską i Ukraina pobyt obywateli Ukrainy na terytorium Polski związany jest także z wydaniem stosownej wizy, więc bez wskazania konkretnego pracodawcy i czynności. Jest to zatem mało przekonywujący dowód, gdyż ta sama wiza uprawnia do pracy np. w gospodarstwie rolnym jak i na placu budowy i sama w sobie nie może być wystarczającym dowodem.
Ważne jest także podkreślenia, że cała argumentacja przemawiająca za wykazaniem oszczędności winna znaleźć się już w wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny po rygorem pominięcia nowych wątków przez Krajową Izbę Odwoławczą, jako że nie były one oceniane przez zamawiającego.
Tylko wszystkie koszty pracy, w tym te mogące być zaliczone na podstawie odrębnych przepisów do kosztów uzyskania przychodu, muszą być ujęte w kalkulacji, choćby w kosztach pośrednich, wraz ze wskazaniem jak zostały wyliczone aby móc sprawdzić przedstawioną kalkulację. Tylko precyzyjne rozpisanie poszczególnych pozycji składających się na koszty pracy daje możliwość rzetelnej weryfikacji i oceny zgodności zaproponowanej stawki roboczogodziny z obowiązującymi przepisami. Jeśli wykonawca sam o to nie zadba, to powinien liczyć się z tym, że jego wyjaśnienia nie zostaną potraktowane jako poważne a w rezultacie jego oferta zostanie odrzucona.