Wykonawca musi pamiętać o tym, aby sformułować ofertę tak precyzyjnie jak tego wymaga zamawiający lub przepisy prawa. Brak dokładności w wymaganym w warunkach przetargu zakresie powoduje zazwyczaj, że zamawiający już na tym etapie może być pewny, że oferta jest niezgodna ze specyfikacją albo z przepisami ustawy. Jeśli zamawiający jest pewny niezgodności oferty, to ją odrzuca.
Natomiast oświadczenie w jakiejś części lakoniczne albo zbyt ogólne, może spowodować skutek w postaci odrzucenia oferty, jednak po wcześniejszym zastosowaniu przez zamawiającego procedury wyjaśnienia treści oferty.
Zasada przejrzystości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wymaga, aby zamawiający każdorazowo zażądał od wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści oferty lub złożonych dokumentów, jeśli ma jakiekolwiek wątpliwości. Praktyka orzecznicza wskazuje, że prawo to przeradza się wręcz w obowiązek, o ile skutkiem wątpliwości może być odrzucenie oferty. Innymi słowy bez zastosowania procedury wyjaśnienia wątpliwości co do treści oferty, odrzucenie oferty będzie przedwczesne.
Każdy zamawiający jest zobligowany do bieżącego przestrzegania w toku postępowania o zamówienie publiczne zasady sumienności i profesjonalizmu, co powoduje również, że wezwanie wykonawcy do wyjaśnienia treści oferty, powinno być standardową, więc i konieczną procedurą przed ewentualnym odrzuceniem oferty. Przeciwieństwem tej zasady jest bezrefleksyjność, automatyzm działania, czy nadmierny formalizm zamawiającego.
A wątpliwości zamawiającego mogą się pojawić tak gdy odczytuje dany dokument literalnie, jak i wtedy, gdy dokonuje jego interpretacji. W tym drugim przypadku zgodnie z zasadą z kodeksu cywilnego, oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których złożone zostało, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje.
Dlatego też w celu prawidłowej oceny oferty i jej wyboru jako najkorzystniejszej, w praktyce bardzo często wystąpi wezwanie wykonawcy do wyjaśnień, aby ustalić rzeczywistą treść oferty oraz aby mieć pewność ponad wszelką wątpliwość, że oferta jest zgodna lub niezgodna z warunkami zamówienia.
Należy w sposób szczególny podkreślić, że obowiązek ten się wystąpi również, jeśli wątpliwości lub inne niejasności pojawią się w złożonych zamawiającemu wyjaśnieniach treści oferty. Tutaj także nie można nad nimi przejść obojętnie, bo zasada sumienności wciąż obowiązuje. Zatem znów zamawiający ma obowiązek dopytywać wykonawcę o te kolejne błędy lub niejasności, czy inne nieścisłości.
Co więcej, w bardzo wielu przypadkach wyjaśnienia wykonawcy mogą doprowadzić do wszczęcia przez zamawiającego innej procedury, czyli poprawienia oferty. Niejednokrotnie bowiem oferta może być poprawiona tak samodzielnie przez zamawiającego albo dopiero po wyjaśnieniach wykonawcy. Także w tym drugim przypadku, może nastąpić legalny wybór takiej wyjaśnionej i w rezultacie poprawionej oferty jako oferty najkorzystniejszej.
Konkurencja oczywiście zawsze będzie skrupulatnie badać i oceniać, czy w wyniku wyjaśnień wykonawcy nie doszło do niedozwolonej zmiany treści oferty sensu stricte, dotyczącej przyszłego zobowiązania, jakie na siebie przyjmie wykonawca, albo jej nadpisywanie o istotne elementy lub ich modyfikację. Wyjaśnienia bowiem nie mogą doprecyzowywać oświadczenia woli wykonawcy, gdyż może to być właśnie uznane za niedozwolone negocjacje, i za naruszenie przez zamawiającego zasady równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji.
Należy jednoznacznie podkreślić, że niezmienność treści oferty po upływie terminu składania ofert stanowi fundamentalną zasadę systemu zamówień publicznych, wynikającą z zasady równego traktowania wykonawców oraz zasady przejrzystości postępowania. Dopuszczenie możliwości uzupełnienia lub istotnej modyfikacji treści oferty po terminie jej złożenia prowadzi do naruszenia uczciwej konkurencji poprzez uprzywilejowanie niektórych wykonawców względem pozostałych.
W orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej wyraźnie akcentuje się, że po wezwaniu do wyjaśnienia oferty nie jest dopuszczalne wprowadzanie zmian w zakresie, który wpływałby na podstawowe elementy oferty, takie jak zakres wykonania zamówienia, cena czy terminy wykonania. Izba stoi na kategorycznym stanowisku, że przypadku, gdy oferta zawiera istotne braki lub nieprecyzyjności, które mogą wpływać na jej zgodność z wymaganiami zamawiającego, wezwanie do wyjaśnień może jedynie dotyczyć wyjaśnienia wątpliwości, a nie dodawania nowych elementów, które nie były objęte pierwotnie złożoną ofertą, co stanowiłoby niedopuszczalną modyfikację jej treści po upływie terminu składania ofert.
radca prawny
───────────────────────────────────────────
Dziękujemy, że jesteś z nami.
Potrzebujesz wsparcia specjalistów z zakresu zamówień publicznych?
Skontaktuj się z nami poprzez formularz lub mailowo pod adresem kzp@kzp.net.pl
Chcesz rozwinąć kompetencje i zdobyć praktyczną wiedzę z zakresu prawa?
Zapraszamy na szkolenia prowadzone przez naszych radców prawnych! Pełną ofertę wraz z terminami znajdziesz na stronie Kancelarii: https://www.grupakzp.pl/pl/edukacja/
───────────────────────────────────────────
Niniejsze opracowanie nie może być wykorzystywane jako opinia prawna, w tym nie może służyć jako rekomendacja określonych działań, w szczególności w ramach działalności gospodarczej.
Aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach, zapisz się do naszego Newslettera.
Zapraszamy również do obserwowania strony Kancelarii na Linkedin