Ustawodawca w nowym prawie zamówień publicznych wprowadził i zdefiniował szereg nowych pojęć dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Szczególną uwagę warto zwrócić na pojęcie przedmiotowych środków dowodowych, przez które należy rozumieć środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia.
Zgodnie z art. 107 ust. 1 ustawy Pzp przedmiotowe środki dowodowe składane są wraz z ofertą. Dokumenty te, podlegają uzupełnieniu jedynie w sytuacji, gdy taka możliwość została przewidziana wprost przez Zamawiającego w dokumentach zamówienia. Wskazać należy także, iż uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych nie może polegać na poprawie pierwotnie złożonych dokumentów. Uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych może mieć miejsce wyłącznie w sytuacji, gdy były niekompletne lub gdy nie zostały w ogóle złożone wraz z ofertą. Uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych nie jest również dopuszczalne w sytuacji, gdy służą one potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert.
Wskazane wyżej zasady i ograniczenia w uzupełnianiu przedmiotowych środków dowodowych znane są większości uczestników rynku zamówień publicznych, bowiem wynikają wprost z przepisów ustawy Pzp. Istotne jest jednak zwrócenia uwagi, iż uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych nie może prowadzić do zmiany, czy też uszczegółowienia treści pierwotnie złożonej oferty. Przykładowo informacje o modelu i producencie oferowanego rozwiązania stanowią treść ofert. Jeżeli informacje te zostaną ujawnione dopiero na wezwanie Zamawiającego, to będzie to kwalifikowane jako niedozwolone skonkretyzowanie oferowanego przedmiotu zamówienia po upływie terminu składania ofert, a zatem uzupełnienie przedmiotowego środka dowodowego w tym zakresie nie będzie dopuszczalne i skuteczne. Brak złożenia przedmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą może prowadzić do uznania że wykonawca w ogóle nie określił przedmiotu oferty, a w konsekwencji do jej odrzucenia. I to niezależenie od tego czy zamawiający wskazał, iż przedmiotowe środki dowodowe w postaci np. katalogów mają określać producenta oraz model oferowanego urządzenia. W tym kontekście warto wskazać na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej:
„Oferta ta podlega odrzuceniu z uwagi na to, że Przystępujący, wbrew obowiązkowi wynikającemu z SWZ, nie złożył z ofertą przedmiotowych środków dowodowych, co spowodowało, że w ogóle nie określił przedmiotu oferty, w związku z czym treść jego oferty była de facto nieznana. Dopiero złożenie kart katalogowych na wezwanie Zamawiającego doprecyzowało przedmiot oferty, nastąpiło to jednak po terminie składania ofert.
Powyższej oceny nie zmienia okoliczność, że Zamawiający przewidział w SWZ uzupełnianie przedmiotowych środków dowodowych. Ani takie postanowienie SWZ, ani przepis art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, nie mogą być interpretowane w ten sposób, że umożliwiają zmianę lub doprecyzowanie oferty po terminie składania ofert.
Stosownie do art. 223 ust. 1 ustawy Pzp, w toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z uwzględnieniem ust. 2 i art. 187, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.
Zgodnie z art. 16 ustawy Pzp, zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób: 1) zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, 2) przejrzysty; 3) proporcjonalny.
Z powyższych przepisów wynika, że oferta niespełniająca merytorycznych wymagań określonych w SWZ podlega odrzuceniu i — z wyjątkami dotyczącymi poprawienia omyłek — nie może zostać na etapie badania ofert zmieniona, w celu doprowadzenia jej treści do zgodności z oczekiwaniami zamawiającego. Wszelkie uzupełnienia dokumentów czy składane przez wykonawcę wyjaśnienia muszą mieścić się w granicach złożonej oferty i mogą służyć wyłącznie do wykazania prawidłowości jej treści, zakazane jest natomiast oferowanie w tej drodze świadczeń o innych parametrach czy właściwościach, niż wynikające ze złożonej oferty — działanie takie godziłoby w podstawowe zasady udzielania zamówień publicznych określone w art. 16 pkt 1 i 2 ustawy Pzp. Tym samym niedopuszczalne jest też określanie przedmiotu oferty po upływie terminu składania ofert, w sytuacji gdy wykonawca nie sprecyzował tego przedmiotu w treści oferty.
Wyraźnego podkreślenia wymaga, że przewidziana przez Zamawiającego w punkcie 10.3 SWZ możliwość wezwania do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych musi być odczytywana z poszanowaniem zasady niezmienności treści oferty. Oznacza to, że Zamawiający nie ma podstaw do przyjęcia takiego uzupełnienia środków dowodowych, które modyfikuje pierwotnie złożoną ofertę. Skoro Zamawiający ukształtował wymaganą treść oferty, w tym wzór formularza ofertowego, w taki sposób, że nie wymagały one określenia, co jest przedmiotem oferty (co należy ocenić negatywnie), to karty katalogowe oferowanych urządzeń miały w tym postępowaniu szczególny charakter, określały one bowiem przedmiot oferowanego Świadczenia. Przedstawienie kart katalogowych dopiero na wezwanie Zamawiającego musiało więc prowadzić do niedopuszczalnego sprecyzowania treści oferty po upływie terminu składania ofert. W związku z powyższym Zamawiający nieprawidłowo uznał, że karty katalogowe mogą być uzupełnione, skoro to one określały, jakie urządzenia wykonawca oferuje”.
Uzasadnienie powyższego wyroku powinno stanowić przestrogę dla wszystkich wykonawców, w szczególności tych którzy celowo nie składają wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych, licząc na możliwość późniejszego uzupełnienia dokumentów.
radca prawny
Skontaktuj się z nami aby dowiedzieć się więcej na temat oferowanych usług.
Dziękujemy, że jesteś z nami
Niniejsze opracowanie nie może być wykorzystywane jako opinia prawna, w tym nie może służyć jako rekomendacja określonych działań, w szczególności w ramach działalności gospodarczej.
Aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach, zapisz się do naszego Newslettera.
Zapraszamy również do obserwowania strony Kancelarii na Linkedin