Niewłaściwe, błędne lub niezłożone przedmiotowe środki dowodowe pogrzebały już niejedną ofertę. Nie tylko bowiem, że środki trzeba te trzeba złożyć od razu wraz z ofertą, bez osobnego wezwania zamawiającego, to jeszcze możliwość ich uzupełnienia jest wyjątkiem od zasady, gdyż zamawiający musi ją przewidzieć w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Co gorsza, zakres uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych jest znacznie węższy niż w przypadku podmiotowych środków dowodowych, gdyż nie obejmuje sytuacji, gdy środki te zostały wprawdzie złożone i są kompletne, ale ich treść nie potwierdza zgodności oferowanego zamówienia z wymaganiami zamawiającego.
Wykonawcy muszą też pamiętać, że zgodnie z § 5 rozporządzenia z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, przedmiotowy środek dowodowy sporządzony w języku obcym musi być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski (z wyjątkiem dotyczącym sytuacji przewidzianej w art. 20 ust. 3 ustawy Pzp), co oznacza, że środek ten i tłumaczenie stanowią nierozerwalną całość. W efekcie, aby Zamawiający mógł stwierdzić zgodność oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia, niezbędne jest przekazanie przez wykonawcę obcojęzycznego przedmiotowego środka dowodowego i jego tłumaczenia. W świetle orzecznictwa KIO brak złożenia któregokolwiek z tych dokumentów oznacza, że wykonawca nie złożył przedmiotowego środka dowodowego i jego oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia.
Czy jednak błędne tłumaczenie przedmiotowego środka dowodowego zawsze oznacza jego brak i idące za tym konsekwencje? Okazuje się, że nie. Z orzecznictwa KIO wynika bowiem, że zamawiający ma prawo i obowiązek poprawiać w treści tłumaczeń przedmiotowych środków dowodowych omyłki, o których mowa w art. 223 ust. 2 pkt 1) i 3) ustawy Pzp, czyli zarówno oczywiste omyłki pisarskie jak i tzw. inne omyłki.
Przykładowo, w wyroku z 2016 r. Izba odniosła się do sytuacji, w której wykonawca zaoferował w ofercie produkt równoważny konkretnemu produktowi (kablowi) wskazanemu przez zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia. W karcie katalogowej dla oferowanego kabla równoważnego a dokładnie w tłumaczeniu z języka angielskiego na język polski ww. karty katalogowej stwierdzono, że w ramach zamówienia dostarczona zostanie „tuba stalowa z modułem optycznym z dwoma włóknami„, natomiast z wersji angielskiej wynikało, że w tubie przewidziano cztery włókna („four optical fibers„). Ze względu na te rozbieżności zamawiający odrzucił ofertę wykonawcy. W ocenie Izby „błędy, które pojawiły się w złożonym tłumaczeniu Zamawiający mógł poprawić kwalifikując je jako inną omyłkę polegającą na niezgodności oferty z SIWZ, niepowodującej istotnych zmian w treści oferty na podstawie art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp.” Uzasadniając powyższe stanowisko Izba wskazała m.in., że: „W swojej decyzji Zamawiający odniósł się jedynie do nieścisłości tłumaczenia, które w ocenie Izby przy użyciu elementarnej wiedzy z języka angielskiego co do oznaczenia liczebników można było wyjaśnić, a w ofercie dokonać stosowanych poprawek. Izba nie zaprzecza, iż jedną z podstawowych zasad prowadzenia postępowania jest zasada używania języka polskiego jako języka podstawowego. Tym niemniej jak zauważono, pomyłka w ofercie ma charakter tak podstawowy co do znajomości języka obcego, że nie zaprzecza ona podstawowej przywołanej zasadzie nadrzędności języka polskiego. Zestawienie ze sobą treści tekstu źródłowego i tłumaczenia oraz pozostałych elementów karty katalogowej, pozwala bez zbędnej szczegółowości zidentyfikować istotę błędu w ofercie Odwołującego właśnie w treści tłumaczenia na język polski. Z tych powodów właśnie uznano dokonanie przedmiotowej poprawy za dopuszczalne i konieczne.” Izba wskazał również, że: „Wykonawca w sposób niezamierzony popełnił w tłumaczeniu z języka angielskiego na język polski błąd redakcyjny zastępując wyrażenie „four fibers” wyrażeniem „(…) dwoma włóknami”. Zamawiający nie przedstawił jednak wiarygodnej argumentacji, czy też namiastki dowodów, które wskazywałyby na celowe, zamierzone działanie wykonawcy, które miało lub mogło wprowadzić Zamawiającego w błąd.”
Innym przykładem jest wyrok Izby z 2025 r. W ww. sprawie odwołujący się wykonawca podniósł m.in. zarzut dotyczący wadliwej punktacji jego oferty, dokonanej w ramach jednego z podkryteriów, tj. brak przyznania punktów w przedmiotowym podkryterium, pomimo tego, że niewłaściwy symbol oferowanej centrali wentylacyjnej na ostatniej stronie tłumaczenia przedmiotowego środka dowodowego (przy poprawnej symbolice na poprzednich stronach) stanowi nieistotną omyłkę pisarską i nie podważa jakkolwiek wiarygodności złożonych dokumentów. Odwołujący wskazał, że rzekome „błędy” nie dotyczą oryginałów deklaracji, a jedynie ostatniej strony każdego z tłumaczeń tych dokumentów. Odwołujący podniósł również, że: „wywód zamawiającego dotyczący nieuzupełnialności / zakazu poprawiania przedmiotowych środków dowodowych miałby sens, ale w obliczu błędów merytorycznych – czyli na przykład takich, które dyskwalifikują produkt jako taki w świetle wymagań SWZ. Tymczasem, problematyczna dla zamawiającego kwestia to jedynie nagłówek ostatniej strony tłumaczenia dla każdego z trzech modeli centrali wentylacyjnych. Jest to zwykła omyłka pisarska, która zaistniała w toku tłumaczenia, niemająca jakiegokolwiek znaczenia dla sprawy, zwłaszcza w obliczu faktu, że ostatnie strony każdego z tłumaczeń zawierają jedynie dane kontaktowe producenta.”
Skład orzekający Izby, odnosząc się do tak sformułowanego zarzutu, uznał go za zasadny, „gdyż poprawienie oczywistej omyłki pisarskiej w tłumaczeniu ostatniej strony dokumentu, w nagłówku dotyczącego symbolu urządzeń, byłoby możliwe”. Zarzut ten nie został uwzględniony wyłącznie dlatego, że jego uwzględnienie byłoby bez wpływu na wynik postępowania.
Istotny pogląd w sprawie omyłek w treści tłumaczeń przedmiotowych środków dowodowych wyraził Izba w wyroku z 2021 r. W powyższej sprawie zamawiający stwierdził, iż sprawozdanie z badań laboratoryjnych, przedstawione przez odwołującego się wykonawcą, zawiera rozbieżności pomiędzy wersją angielską i polską w zakresie grubości włókna oraz słowa polskie w wersji angielskiej, co podważa wiarygodność złożonego dokumentu, i na tej podstawie dokonał odrzucenia oferty wykonawcy.
Oceniając tak sformułowane uzasadnienie odrzucenia oferty w pierwszej kolejności Izba wskazała, że: „(…) celem jakiemu ma służyć przedstawienie przedmiotowych środków dowodowych jest zgodnie z art. 7 pkt 20 ustawy pzp potwierdzenie zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia. Ponadto, jak stanowi art. 106 ust. 1 ustawy pzp, przedmiotowe środki dowodowe mają potwierdzać spełnienie określonych przez zamawiającego wymagań. Tym samym, zamawiający ustalając katalog żądanych przedmiotowych środków dowodowych jest zobowiązany wskazać jakie wymagania stawiane w postępowaniu przez zamawiającego powinny te środki dowodowe potwierdzać. (…)
Izba podkreśliła następnie, że: „Zamawiający odrzucił ofertę uzasadniając jedynie, że złożone dokumenty są niewiarygodne w zakresie w jakim wykazują rozbieżności pomiędzy wersją angielską i polską. Niemniej jednak, rozbieżności te nie dotyczyły kwestii, które pozwalałyby uznać, że złożone sprawozdanie nie potwierdza zgodności z normą, a bynajmniej takiego uzasadnienia nie ma w decyzji o odrzuceniu oferty Odwołującego. (…) Rozbieżności, na które wskazał Zamawiający nie mogły zatem stanowić podstawy do odrzucenia oferty z uwagi na niezłożenie wymaganego przedmiotowego środka dowodowego.”
Reasumując, mimo że przedmiotowe środki dowodowe nie stanowią oferty, lecz dokumenty składane wraz z ofertą, to w ocenie Izby ich tłumaczenia można poprawiać na podstawie przepisów dotyczących poprawiania omyłek w treści oferty, oczywiście jeśli omyłki te nadają się do poprawienia w świetle przepisów art. 223 ust. 2 pkt 1) i 3) ustawy Pzp. Powyższe stanowisko niewątpliwie może uratować ofertę wykonawcy, zwłaszcza gdy uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych nie jest możliwe.
radca prawny
───────────────────────────────────────────
Dziękujemy, że jesteś z nami.
Potrzebujesz wsparcia specjalistów z zakresu zamówień publicznych?
Skontaktuj się z nami poprzez formularz lub mailowo pod adresem kzp@kzp.net.pl
Chcesz rozwinąć kompetencje i zdobyć praktyczną wiedzę z zakresu prawa?
Zapraszamy na szkolenia prowadzone przez naszych radców prawnych! Pełną ofertę wraz z terminami znajdziesz na stronie Kancelarii: https://www.grupakzp.pl/pl/edukacja/
───────────────────────────────────────────
Niniejsze opracowanie nie może być wykorzystywane jako opinia prawna, w tym nie może służyć jako rekomendacja określonych działań, w szczególności w ramach działalności gospodarczej.
Aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach, zapisz się do naszego Newslettera.
Zapraszamy również do obserwowania strony Kancelarii na Linkedin