W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego oraz na etapie realizacji umowy jednym z najczęstszych punktów spornych pozostaje odbiór. W praktyce nadal spotyka się sytuacje, w których zamawiający uzależnia odbiór, a w konsekwencji płatność wynagrodzenia, od braku jakichkolwiek usterek. Niekiedy jest to zapis wyrażony wprost, a częściej mechanizm wynikający z połączenia kilku postanowień, przykładowo: możliwość wystawienia faktury dopiero po sporządzeniu protokołu bez zastrzeżeń, rozpoczęcie biegu gwarancji dopiero od „odbioru bezusterkowego” albo zwrot części zabezpieczenia należytego wykonania umowy dopiero po usunięciu wszystkich usterek. Skutek jest ten sam: wykonawca pozostaje w niepewności co do terminu zapłaty, a jednocześnie rośnie ryzyko naliczania kar umownych za opóźnienie, mimo że przedmiot zamówienia może już nadawać się do normalnego używania.
Odbiór nie jest „nagrodą” za stan idealny
W umowie o roboty budowlane ustawowy model zobowiązania jest jednoznaczny. Wykonawca oddaje obiekt wykonany zgodnie z umową, natomiast inwestor (zamawiający) jest zobowiązany do dokonania odbioru oraz zapłaty wynagrodzenia. Konstrukcja ta wynika z art. 647 Kodeksu cywilnego i nie przewiduje instytucji „odbioru bezusterkowego” jako warunku odbioru. Odbiór jest czynnością potwierdzającą zakończenie danego etapu realizacji i stanowi podstawę rozliczenia, a nie instrument pozwalający zamawiającemu dowolnie wstrzymywać płatność do chwili osiągnięcia stanu całkowicie wolnego od jakichkolwiek uchybień.
Z tego punktu widzenia kluczowe jest rozróżnienie wad istotnych i wad nieistotnych. Wada istotna to taka, która uniemożliwia użytkowanie przedmiotu zgodnie z przeznaczeniem albo stanowi zasadnicze odstępstwo od wymagań umownych. Wada nieistotna (często określana jako usterka) nie blokuje zasadniczego korzystania, choć wymaga usunięcia lub poprawy. Granica między tymi kategoriami bywa techniczna i w razie sporu nierzadko wymaga oceny specjalistycznej, nie zmienia to jednak zasady ogólnej, że drobne usterki nie powinny automatycznie prowadzić do odmowy odbioru.
Kiedy zamawiający może odmówić odbioru
Odmowa odbioru może być uzasadniona, jeżeli stwierdzone wady mają charakter istotny, a więc w praktyce odpowiadają sytuacji „niewykonania” zobowiązania albo uniemożliwiają prawidłowe użytkowanie przedmiotu robót. W takich przypadkach zamawiający ma podstawy, aby żądać doprowadzenia robót do stanu zgodnego z umową przed podpisaniem protokołu odbioru końcowego.
Jeżeli natomiast ujawnione wady mają charakter nieistotny, to odbiór robót powinien nastąpić, a w protokole należy precyzyjnie opisać ujawnione usterki, ustalić sposób i termin ich usunięcia oraz uruchomić przewidziane w umowie i w przepisach instrumenty odpowiedzialności za wady, w tym roszczenia z rękojmi lub gwarancji. Praktyka polegająca na blokowaniu odbioru i zapłaty wyłącznie z powodu drobnych usterek bywa oceniana jako prowadząca do zachwiania równowagi stron oraz do wypaczenia funkcji odbioru.
Dlaczego „odbiór bezusterkowy” jest ryzykowny dla zamawiającego i wykonawcy
Zastrzeżenie, że odbiór następuje wyłącznie w przypadku braku jakichkolwiek usterek, w praktyce prowadzi do przerzucenia na wykonawcę nadmiernych ryzyk kontraktowych. Po pierwsze, zamawiający zyskuje narzędzie do wstrzymania płatności mimo oddania przedmiotu nadającego się do użytkowania. Po drugie, jeżeli umowa uzależnia „wykonanie” od protokołu bez zastrzeżeń, to każda drobna usterka może formalnie wydłużać termin realizacji, otwierając drogę do naliczania kar umownych. Po trzecie, takie klauzule generują spór o to czy dana nieprawidłowość jest istotna i przenoszą ciężar rozliczenia na ocenę dokonywaną po fakcie, często w warunkach konfliktu oraz przy udziale biegłych.
Z perspektywy prawa cywilnego tego rodzaju postanowienia umowne mogą być kwalifikowane jako przekraczające granice swobody umów. W szczególności przy umowie o roboty budowlane nie ma podstaw do utożsamiania obowiązku odbioru z obowiązkiem odbioru wyłącznie obiektu idealnego. W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że obowiązek zapłaty wynagrodzenia co do zasady aktualizuje się po oddaniu przedmiotu, także wtedy, gdy ujawniają się wady nieistotne. Odmienne podejście prowadziłoby do naruszenia równowagi kontraktowej przez uzależnienie rozliczenia od wyeliminowania każdej, nawet nieznacznej niezgodności.
Dodatkowy wymiar w zamówieniach publicznych: proporcjonalność i przejrzystość
W zamówieniach publicznych problem klauzul „bezusterkowych” ma dodatkowy wymiar. Zamawiający jest związany zasadami prowadzenia postępowania, w tym zasadą proporcjonalności i przejrzystości (art. 16 Prawa zamówień publicznych), a także obowiązkiem kształtowania postanowień umowy w sposób, który nie prowadzi do nieuzasadnionego przerzucania ryzyk na wykonawcę. Mechanizm odbioru, który w praktyce pozwala wstrzymywać płatność do chwili usunięcia wszystkich, nawet drobnych usterek, łatwo przekracza granicę uzasadnionego zabezpieczenia interesu zamawiającego i może stanowić podstawę zarzutów w postępowaniu odwoławczym.
Warto przy tym pamiętać, że „odbiór bezusterkowy” nie musi wynikać z jednego, wprost nazwanego postanowienia. Często jest efektem kumulacji kilku zapisów, które łącznie powodują, że brak odbioru blokuje płatność, przesuwa rozpoczęcie gwarancji lub rękojmi albo utrudnia zwrot zabezpieczenia. Z punktu widzenia wykonawcy liczy się zatem nie nazwa, lecz efekt prawny i ekonomiczny.
Jak wykonawca powinien reagować: najpierw SWZ i projekt umowy
Z praktycznego punktu widzenia spór o odbiór jest najdroższym momentem na „naprawianie” dokumentów kontraktowych. Dlatego kluczowa rekomendacja jest następująca: postanowienia, które prowadzą do odbioru bezusterkowego należy eliminować jeszcze w toku postępowania. W pierwszej kolejności poprzez pytania do SWZ i wniosek o zmianę projektu umowy, z żądaniem jednoznacznego rozróżnienia wad istotnych i nieistotnych oraz potwierdzenia, że wady nieistotne nie blokują odbioru, lecz podlegają wpisaniu do protokołu i usunięciu w uzgodnionym terminie.
Jeżeli zamawiający odmawia modyfikacji, to wykonawca powinien rozważyć wniesienie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej, opierając zarzuty na zasadach Pzp oraz na argumentacji cywilnoprawnej dotyczącej natury zobowiązania w umowie o roboty budowlane. W wielu przypadkach to właśnie etap postępowania jest ostatnim momentem, w którym można relatywnie szybko i tanio ograniczyć ryzyka odbiorowe, zanim przełożą się one na rozliczenia i kary umowne.
Co, jeżeli problem ujawnia się dopiero na etapie odbioru
Jeżeli klauzula „bezusterkowa” nie została usunięta wcześniej, a zamawiający odmawia odbioru mimo braku wad istotnych, to wykonawca powinien zadbać o prawidłowe udokumentowanie gotowości do odbioru oraz o rzetelne ustalenie charakteru stwierdzonych nieprawidłowości. W praktyce znaczenie mają w szczególności formalne zgłoszenie gotowości do odbioru, protokolarne odnotowanie usterek z ich opisem i lokalizacją, propozycja terminu usunięcia oraz wskazanie dlaczego usterki nie mają charakteru istotnego. W sporach sądowych materiał dowodowy z odbioru często przesądza o ocenie czy doszło do nienależytego wykonania, czy też do nieuzasadnionego wstrzymania odbioru i płatności.
Nie zmienia to jednak podstawowej konkluzji: najbezpieczniej jest „rozbroić” mechanizm odbioru bezusterkowego już w dokumentacji postępowania. Później, gdy inwestycja jest w toku, koszt sporu rośnie, a ryzyka kumulują się w terminach, płatnościach i karach umownych.
FAQ
Czy zamawiający może odmówić odbioru robót z powodu usterek?
Może, jeżeli usterki mają charakter wad istotnych, czyli w praktyce uniemożliwiają użytkowanie przedmiotu odbioru zgodnie z przeznaczeniem albo stanowią zasadnicze odstępstwo od umowy. W przypadku wad nieistotnych odmowa odbioru co do zasady nie powinna być automatyczna, a właściwym rozwiązaniem jest odbiór z zastrzeżeniami i terminem usunięcia usterek.
Co oznacza „protokół bezusterkowy” i dlaczego jest sporny?
To potoczne określenie mechanizmu, w którym odbiór albo rozliczenie uzależnia się od braku jakichkolwiek usterek. Spór wynika z tego, że taki zapis potrafi przekształcić odbiór w narzędzie blokowania płatności i naliczania kar, mimo że przedmiot zamówienia jest zasadniczo gotowy do użytkowania.
Czy można powiązać płatność z usunięciem wszystkich usterek?
Rozwiązania, które w praktyce zamrażają całość wynagrodzenia do czasu usunięcia nawet drobnych usterek, są najczęściej nieproporcjonalne. Zamawiający może zabezpieczać swoje interesy, jednak instrument musi odpowiadać skali ryzyka i nie może prowadzić do arbitralnego wstrzymywania zapłaty.
Od kiedy biegnie gwarancja i rękojmia, jeśli zamawiający żąda odbioru bezusterkowego?
W praktyce spór dotyczy prób przesuwania skutków odbioru na moment usunięcia wszystkich usterek. Z punktu widzenia standardu odbiorowego kluczowe jest to, że odbiór powinien nastąpić także przy wadach nieistotnych, a usterki powinny zostać wpisane do protokołu i usunięte w terminie. Właśnie dlatego postanowienia przesuwające skutki odbioru do chwili „bezusterkowości” są częstym przedmiotem zarzutów.
Co zrobić, jeśli w SWZ jest zapis o „bezusterkowym protokole” jako warunku faktury?
W pierwszej kolejności należy wystąpić z pytaniem do SWZ i wnioskiem o zmianę postanowienia, wskazując na konieczność rozróżnienia wad istotnych i nieistotnych oraz na nieproporcjonalne skutki dla płatności i kar. Jeżeli zamawiający odmawia, to kolejnym krokiem może być odwołanie do KIO, w którym kwestionuje się mechanizm jako naruszający standardy Pzp.
radca prawny
───────────────────────────────────────────
Dziękujemy, że jesteś z nami.
Potrzebujesz wsparcia specjalistów z zakresu zamówień publicznych?
Skontaktuj się z nami poprzez formularz lub mailowo pod adresem kzp@kzp.net.pl
Chcesz rozwinąć kompetencje i zdobyć praktyczną wiedzę z zakresu prawa?
Zapraszamy na szkolenia prowadzone przez naszych radców prawnych! Pełną ofertę wraz z terminami znajdziesz na stronie Kancelarii: https://www.grupakzp.pl/pl/edukacja/
───────────────────────────────────────────
Niniejsze opracowanie nie może być wykorzystywane jako opinia prawna, w tym nie może służyć jako rekomendacja określonych działań, w szczególności w ramach działalności gospodarczej.
Aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach, zapisz się do naszego Newslettera.
Zapraszamy również do obserwowania strony Kancelarii na Linkedin