Kwestię umowy ramowej reguluje z art. 99 ustawy Pzp, zgodnie z którą zamawiający może zawrzeć umowę ramową po przeprowadzeniu postępowania, stosując odpowiednio przepisy dotyczące udzielenia zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub partnerstwa innowacyjnego.
Dodatkowe zabezpieczenie takiego przetargu stanowi art. 100 ust. 4 ustawy Pzp, mówiący że zamawiający nie może wykorzystywać umowy ramowej do ograniczenia konkurencji, zaś zgodnie z art. 101a ust. 1 pkt 2b ustawy Pzp zamawiający udziela zamówień, których przedmiot jest objęty umową ramową wykonawcom, z którymi zawarł umowę ramową, zwracając się o złożenie ofert, w przypadku, gdy nie wszystkie warunki realizacji robót budowlanych, usług lub dostaw lub nie wszystkie warunki wyłonienia wykonawców będących stroną umowy ramowej określono w umowie ramowej. A dla regulacji dotyczącej opisu przedmiotu zamówienia w umowie ramowej, niezmiernie istotnym jest ust. 3 ww. przepisu, który stanowi iż zamawiający udzielając zamówienia na podstawie umowy ramowej nie może dokonywać istotnych zmian warunków zamówienia określonych w umowie ramowej, w szczególności w przypadku udzielania zamówienia na zasadach określonych w ust. 1 pkt 1.
Oczywiście oprócz specyficznej i dodatkowej regulacji dotyczącej procesu zawarcie umowy ramowej i umowy wykonawczej, wciąż w takiej procedurze zamawiający jest związany art. 29 ust. 1 ustawy Pzp, że opis przedmiotu zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący oraz art. 31 ustawy Pzp, zgodnie z którym zamawiający opisuje przedmiot zamówienia na roboty budowlane za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych. Istotne znaczenie ma w tym przypadku relacja przepisów dotyczących opisu przedmiotu zamówienia i przepisów odnoszących się do instytucji umowy ramowej.
Z uwagi na specyfikę postępowania o zawarcie umowy ramowej, nie jest to przetarg często wykorzystywany przez zamawiających, dlatego tak ważne jest każde stanowisko Krajowej Izby Odwoławczej przy tak szczególnym trybie wyłonienia wykonawcy. W sprawie KIO 1354/18 i KIO 1355/18, Izba zauważa: „… w ocenie Izby Zamawiający – nawet w sytuacji podjęcia decyzji o zastosowaniu umowy ramowej – musi wiedzieć co jest przedmiotem zamówienia – i to opisać – co w praktyce oznacza, że na Zamawiającym właśnie spoczywa obowiązek opisania tego przedmiotu zamówienia. W ocenie Izby zgodzić należało się z Odwołującym, że również świadczenie będące przedmiotem umowy ramowej powinno być skonkretyzowane, a w tym stanie faktycznym brak jest szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, precyzyjnego określenia prac, co w konsekwencji doprowadzić może do rozbieżności oraz dowolnej interpretacji wycenionego przez wykonawców zakresu prac. Wycena ma natomiast decydujące znaczenie, gdyż wyłącznie na podstawie kryterium ceny Zamawiający wybierze wykonawców, z którymi zawrze umowę ramową.
Nie ulega wątpliwości, że do umowy ramowej mają zastosowanie przepisy odnoszące się do badania ofert pod kątem rażąco niskiej ceny – na co zwrócili uwagę przystępujący, ale również mają zastosowanie przepisy odnoszące się do obowiązku badania oferty w świetle art. 89 ust. 1 ustawy – czyli m. in. zgodności oferty z SIWZ. Zatem w tym stanie faktycznym na etapie oceny powstałaby wątpliwość jak Zamawiający miałby dokonać takiej oceny – skoro zakres prac nie został określony precyzyjnie, jak w takim stanie faktycznym Zamawiający miałby badać ewentualne wystąpienie rażąco niskiej ceny, w szczególności w stosunku do szacunku i niedookreślonego przedmiotu zamówienia – t.j. charakteru wymaganych prac – ujętych w dziesięciu tysięcy nieprecyzyjnych pozycji. Zamawiający zatem wobec nałożonych na niego ustawą Pzp obowiązku wynikającego z art. 31 ustawy – zobowiązany jest opisać, skonkretyzować przedmiot zamówienia, w szczególności że przedmiotem tego postępowania mają być roboty budowlane.
W ocenie Izby Ustawodawca nie bez przyczyny doprecyzował sposób jak Zamawiający ma opisać przedmiot zamówienia na roboty budowlane, chociażby niejednokrotnie ze względu na skomplikowany charakter tych prac. Niniejsze stanowisko potwierdzają również inne przywołane przepisy ustawy Pzp. Zgodnie z przepisem art. 101a ust. 3 ustawy Pzp Zamawiający nie może dokonywać istotnych zmian warunków zamówienia – co oznacza w ocenie Izby, że te istotne warunki zamówienia – w tym jego opis muszą być wykonawcom znane. Nie może Zamawiający tego obowiązku przerzucać na wykonawców, w postaci ryzyka wyceny pozycji. (…) Nie ulega wątpliwości, że takie działanie Zamawiającego – niewskazującego precyzyjnie na zakres prac, miejsce, czy też termin wykonania – powoduje, że wykonawcy nie mogą dokonać w sposób właściwy wyceny oferty, co należy uznać za naruszenie podstawowych zasad odnoszących się do opisu przedmiotu zamówienia.”.