Izba w sprawie KIO 498/19 przypomniała, że w piśmiennictwie i orzecznictwie wskazuje się na skutki niezachowania wymaganej formy pełnomocnictwa. Przy czym można mówić o dwojakich skutkach: dla samej czynności prawnej, jak i skutkach dla samego pełnomocnictwa. Jeżeli chodzi o skutki dla udzielenia pełnomocnictwa, to w piśmiennictwie i orzecznictwie sądów powszechnych dominuje pogląd, że niezachowanie wymaganej formy pełnomocnictwa pociąga za sobą jego nieważność.
Kierując się powyższymi rozważaniami, Izba stwierdziła, że pełnomocnictwo do złożenia oferty udzielone panu T. w dniu 15 lutego 2019 r. było nieważne. Pełnomocnictwo to zostało bowiem udzielone w formie pisemnej, zamiast wymaganej pod rygorem nieważności formy elektronicznej. Skoro pełnomocnictwo pisemne z 15 lutego 2019 r. było nieważne, to jedynym w sprawie okazało się pełnomocnictwo udzielone panu T. elektronicznie w dniu 21 lutego 2019 r. o g. 19.43 przez pana S. M. i w dniu 22.02.2019 r. g. 7.32 przez pana P. K. – członków zarządu uprawnionych do dwuosobowej reprezentacji odwołującego. Okoliczność, że podpisy zostały złożone pod dokumentem, który stanowił skan nieważnego pełnomocnictwa pisemnego nie miała znaczenia. Przez złożenie wymaganych podpisów elektronicznych doszło do wytworzenia kolejnych oryginałów, tym razem oryginalnych dokumentów w formie elektronicznej, spełniającej wymogi wynikające z art. 78 1 KC w zw. z art. 14 ust. 1 ustawy Pzp. Oświadczenia woli zostały bowiem złożone w postaci elektronicznej (pliki elektroniczne w formacie .pdf) i opatrzone kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi należącymi do osób uprawnionych do reprezentacji odwołującego (podpisy w formacie XAdes – wewnętrzny). Zdaniem Izby, opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym oświadczenia istniejącego wcześniej jedynie w formie pisemnej spowodowało skutek prawny w postaci złożenia oświadczenia o tożsamej treści w nowej formie.
Podzielono także stanowisko odwołującego, wywodzone dodatkowo z przepisu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 570 ze zm.), zgodnie z którym dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Izba stwierdziła, że przesłane zamawiającemu dokumenty pełnomocnictwa wypełniały przywołaną definicję „dokumentu elektronicznego”. Sporne pliki niewątpliwie stanowiły ustrukturyzowany zbiór danych jak również dały się zapisać na informatycznym nośniku danych.
Brak było podstaw do przyjęcia, aby tłumaczyć fakt złożenia podpisów elektronicznych inaczej jak chęć udzielenia panu T. elektronicznego pełnomocnictwa do złożenia oferty w imieniu odwołującego. W szczególności znikąd nie wynikało, jakoby zamiarem podpisujących miało być jedynie poświadczenie za zgodność z oryginałem skanu nieważnego dokumentu pełnomocnictwa pisemnego. Zgodnie z art. 65 KC, oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których zostały złożone, zasady współżycia społecznego i ustalone zwyczaje. Jeżeli istniały jakiekolwiek wątpliwości, jak rozumieć podpisy elektroniczne obu członków zarządu odwołującego, to z pewnością zostały one wyjaśnione przez odwołującego w oświadczeniu z dnia 4 marca 2019 r. W oświadczeniu tym odwołujący wyraźnie wskazał, że złożenie podpisów elektronicznych należy traktować jako zamiar udzielenia panu T. elektronicznego pełnomocnictwa do złożenia oferty w imieniu odwołującego.
Za pozbawiony doniosłości prawnej uznano fakt, że członkowie zarządu odwołującego złożyli podpisy elektroniczne pod dwoma odrębnymi plikami. Dostrzeżenia wymagało, że oba pliki okazały się identyczne co do treści. Izba wzięła także pod uwagę, że w podpisywanych dokumentach znajdowała się adnotacja, iż podpisy są składane przez „osoby upoważnione do reprezentacji spółki Media sp. z o.o.”. Składający podpisy mieli zatem świadomość w jakim charakterze dokonują tej czynności. Nie miała również znaczenia okoliczność, że podpisy te złożono w różnym czasie. Biorąc pod uwagę zasadę dwuosobowej reprezentacji odwołującego, za moment udzielenia pełnomocnictwa w wymaganej formie elektronicznej należało uznać chwilę, w której plik został podpisany elektronicznie przez drugiego członka zarządu odwołującego. Nie ulegało także wątpliwości, że podpisy elektroniczne pod dokumentami pełnomocnictw zostały złożone przez obu członków zarządu odwołującego i przekazane zamawiającemu elektronicznie przed upływem terminu składania ofert.
Kierując się powyższymi rozważaniami Izba doszła do przekonania, że przedstawione zamawiającemu pełnomocnictwa należało traktować jako oryginalne dokumenty elektroniczne, spełniające wymogi z pkt 7.5. SIWZ i art. 99 w zw. z art. 10a ust. 5 ustawy Pzp, art. 78 1 KC w zw. z art. 14 ust. 1. Oferta odwołującego nie podlegała zatem odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp, jako nieważna na podstawie art. 104 KC. Oferta została podpisana przez pełnomocnika, który do oferty załączył wymagane elektroniczne pełnomocnictwo zgodne z przepisami prawa jak i postanowieniami SIWZ.
Reasumując Izba stwierdziła, że czynność odrzucenia oferty odwołującego musi zostać wyeliminowana z obrotu prawnego jako naruszająca przepis art. 89 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp, art. 781 § 1 i art. 104 KC. W konsekwencji zamawiający naruszył także przepis art. 7 ust. 1 ustawy Pzp, gdyż z naruszeniem zasady równego traktowania wykonawców, odrzucił ofertę odwołującego, pomimo iż oferta ta nie była nieważna, na podstawie odrębnych przepisów.