Zasada – dokumenty poświadcza/podpisuje podmiot, którego dany dokument dotyczy
Kwestie poświadczeń reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452; dalej „Rozporządzenie”), a doprecyzowuje orzecznictwo.
Zasadą jest, że dokumenty sporządza się w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym podmiotu, który dany dokument sporządził/którego dany dokument dotyczy. Zgodnie z § 7 ust. 1 Rozporządzenia: Podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, niewystawione przez upoważnione podmioty, oraz pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Rozporządzenie dopuszcza również, by niektóre z dokumentów (w szczególności zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby), były tworzone w postaci papierowej – w takim wypadku należy złożyć ich cyfrowe odwzorowanie (np. skan) i opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie z § 7 ust. 2 Rozporządzenia: W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, niewystawione przez upoważnione podmioty lub pełnomocnictwo, zostały sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.
Złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego (lub innego dopuszczonego przez ustawę) na cyfrowym odwzorowaniu dokumentu sporządzonego w zwykłej formie pisemnej (w postaci papierowej), stanowi poświadczenie za zgodność z oryginałem tego dokumentu. Należy jednak zauważyć, że krąg podmiotów uprawnionych do dokonania wskazanego poświadczenia jest bardzo ograniczony.
Zgodnie z § 7 ust. 3 Rozporządzenia, ww. poświadczenia dokonuje bowiem:
1) co do podmiotowych środków dowodowych – odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie podmiotowych środków dowodowych, które każdego z nich dotyczą;
2) co do przedmiotowego środka dowodowego, dokumentu z art. 94 ust. 2 ustawy Pzp i oświadczenia z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, lub zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby – odpowiednio wykonawca lub wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia;
3) co do pełnomocnictwa – mocodawca.
Zobowiązanie podmiotu trzeciego
Zobowiązanie podmiotu trzeciego do udostępnienia zasobów, to często przedkładany dowód na dysponowanie zasobami podmiotu trzeciego. Na gruncie przepisów ustawy Pzp z 2014 r. długo utrzymywała się linia orzecznicza wskazująca na możliwość przedłożenia zobowiązania podmiotu trzeciego jedynie w oryginale (i podpisanego przez osoby uprawnione do reprezentacji tego podmiotu). Natomiast po zmianie przepisów w 2018 r., KIO jednoznacznie opowiedziała się za stanowiskiem uprawniającym do złożenia kopii zobowiązania poświadczonej za zgodność z oryginałem: Przepis o obowiązku składania oryginału pisma – zobowiązania podmiotu trzeciego został uchylony z dniem 18 października 2018 r. W konsekwencji należy uznać, co również potwierdza orzecznictwo Izby (por. wyrok z dnia 13 lutego 2019 r. sygn. akt 169/19), że zobowiązanie do udostępnienia zasobów wykonawcy może być składane w formie elektronicznej kopii.[1]
Co istotne, zgodnie z zacytowanym wyżej § 7 ust. 3 Rozporządzenia, kopie zobowiązania do udostępnienia zasobów, może poświadczyć wykonawca.
Oświadczenie JEDZ podmiotu trzeciego
W przypadku dokumentu JEDZ podmiotu trzeciego, sytuacja jest jednak zupełnie inna. Brak jest bowiem możliwości złożenia tego dokumentu w formie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. Na takie wyłączenie wskazuje wykładnia art. 63 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie z którym: W postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, wniosek, o którym mowa w art. 371 ust. 3, oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej. Przy czym przepis ten, nie precyzuje, czy dotyczy oświadczeń JEDZ, wykonawcy czy podmiotu trzeciego – a wiec należy uznać, że odnosi się do obu tych podmiotów. Taką wykładnie zacytowanego przepisu, zdaje się prezentować KIO: Przepis art. 63 ust. 1 p.z.p. wymienia oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 p.z.p., a nie oświadczenie wykonawcy, o którym mowa w art. 125 ust. 1 p.z.p., co należy odnosić do JEDZ niezależnie od tego jakiego podmiotu ma on dotyczyć. W związku z tym każdy podmiot zobowiązany do złożenia JEDZ czy jest to wykonawca, podwykonawca lub podmiot trzeci udostępniający zasoby, powinien złożyć JEDZ w formie przewidzianej w art. 63 ust. 1 p.z.p. i ze wszystkimi tego skutkami.[2]
Co w sytuacji gdy podmiot trzeci nie ma możliwości wypełnienia i podpisania JEDZ samodzielnie? Może to zrobić wykonawca, działając w jego imieniu, na mocy stosownego pełnomocnictwa, tak w komentarzu UZP: Oczywiście, podmiot trzeci może upoważnić wykonawcę do tego, aby podpisał JEDZ w jego imieniu. W takim wypadku wraz z oświadczeniem o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji należy złożyć stosowne pełnomocnictwo udzielone przez podmiot trzeci. A zatem oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, powinno zostać sporządzone i podpisane przez podmiot udostępniający zasoby i dołączone do oświadczenia wykonawcy.[3]
Wnioski
Na gruncie zaprezentowanych przykładów widać wyraźnie, jak problematyczne mogą być kwestie poświadczania dokumentów oraz ich prawidłowej formy. Dopuszczalność złożenia zobowiązania podmiotu trzeciego, w formie elektronicznej kopii, poświadczonej za zgodność z oryginałem, wynika wprost z obowiązujących przepisów (w szczególności Rozporządzenia), natomiast dla oświadczenia JEDZ podmiotu trzeciego, przepisy ustawy Pzp przewidują formę elektroniczną pod rygorem nieważności.
Analizując dokumenty składane wraz z ofertą, należy więc podchodzić do nich ad casum, bowiem wymagana forma i postać dokumentów, którym z pozoru nadalibyśmy takie same znaczenie, może się diametralnie różnić.
Bartłomiej Ziółkowski
radca prawny
[1] Wyrok KIO z 2.12.2020 r., KIO 2820/20
[2] wyroku KIO 587/23 z dnia 15 marca 2023 r.
[3] Prawo Zamówień Publicznych Komentarz wyd. II, red. H. Nowak, M. Winiarz, , Warszawa 2023, s. 435.
Dziękujemy, że jesteś z nami
Niniejsze opracowanie nie może być wykorzystywane jako opinia prawna, w tym nie może służyć jako rekomendacja określonych działań, w szczególności w ramach działalności gospodarczej.
Aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach, zapisz się do naszego Newslettera.
Zapraszamy również do obserwowania strony Kancelarii na Linkedin