W wielu Specyfikacjach Warunków Zamówienia można spotkać się z wymaganiem, aby wykonawca złożył podmiotowe środki dowodowe w postaci elektronicznej, przy czym opatrzone (w zależności od wartości zamówienia) kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Także w praktyce wielu zamawiających wymaga, aby każdy przedkładany im podmiotowy środek dowodowy miał podpis elektroniczny. Tymczasem takie żądanie nie ma oparcia ani w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: ustawa Pzp), ani w przepisach rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452, dalej: Rozporządzenie).
Ustawa Pzp nic nie mówi na temat formy, w jakiej mają być złożone podmiotowe środki dowodowe. Z kolei § 6 ust. 1 Rozporządzenia stanowi, że:
„Gdy podmiotowe środki dowodowe zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca:
– jako dokument elektroniczny – przekazuje się ten dokument,
– jako dokument w postaci papierowej i opatrzony własnoręcznym podpisem – przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Przez cyfrowe odwzorowanie należy rozumieć dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do oryginału.”
Zatem z Rozporządzania wynika wprost, że jeśli podmiotowe środki dowodowe zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokumenty elektroniczne, to wykonawca ma przekazać zamawiającemu te dokumenty elektroniczne w tej samej postaci oraz w tej samej formie, w jakiej zostały wystawione przez upoważnione podmioty. Z żadnego przepisu Rozporządzenia nie wynika natomiast, że podmiotowe środki dowodowe, wystawione przez upoważnione podmioty jako dokumenty elektroniczne, muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Zgodnie z § 1 pkt 2) Rozporządzenia przez dokumenty elektroniczne rozumieć należy dokumenty elektroniczne, o których mowa w art. 3 pkt 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73). Zgodnie natomiast z art. 3 pkt 35 rozporządzenia nr 910/2014 „dokument elektroniczny” oznacza każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne. Jak wynika z tej definicji, dokument elektroniczny nie musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym ani żadnym innym podpisem elektronicznym, wystarczające jest to, że jego treść jest przechowywana w postaci elektronicznej.
Zgodnie z generalną zasadą uregulowaną w § 6 ust. 1 Rozporządzenia, jeśli dokumenty zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument elektroniczny, przekazuje się ten dokument. Powyższe oznacza, że wykonawca, uzyskując dokument elektroniczny, w postępowaniu prowadzonym przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zobowiązany jest do przekazania tego dokumentu. Wykonawca zobowiązany jest przekazać dokładnie ten dokument, który uzyskał.
Reasumując, przepisy prawa dopuszczają złożenie w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego podmiotowych środków dowodowych w postaci dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej, który nie został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym (ani żadnym innym podpisem elektronicznym). Powyższe potwierdza orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej. Przykładowo, w wyroku z 2023 r. Izba negatywnie oceniła postępowanie zamawiającego, który dokonał odrzucenia oferty odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b) oraz c) ustawy Pzp uzasadniając jego dokonanie w następujący sposób: „W dniu 03.01.2024 r. o godzinie 9:30 Zamawiający dokonał otwarcia. Zamawiający w zakresie zadania nr 2 wymagał spełnienia warunku udziału w postępowaniu w postaci dołączenia do oferty przedmiotowych środków dowodowych jakimi są: aktualne certyfikat/y inżyniera/ów Oracle Database Administration 2OL9 Certified Professional. Wykonawca RSP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością składając ofertę do postępowania w zakresie zadania nr 2 złożył wymagane certyfikaty nieopatrzone podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Zamawiający sprawdzając ofertę dokonał weryfikacji podpisów elektronicznych za pomocą przewidzianych do tej czynności trzech aplikacji weryfikujących podpisy i żaden z nich nie potwierdził ich prawidłowości. Zamawiający nie przewidział uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych. W związku z powyższym zamawiający podjął decyzję o odrzuceniu w/w oferty wykonawcy.”
Odnosząc się do uzasadnienia odrzucenia oferty odwołującego Izba stwierdziła, że: „Z powyższym stanowiskiem Zamawiającego nie sposób się zgodzić. Jak bowiem wynika z załączonych do oferty Odwołującego certyfikatów, zostały one wystawione w postaci dokumentu elektronicznego, na których widnieje faksymile podpisu przedstawiciela firmy Oracle. Jak natomiast wynika z § 6 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie „w przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty, w tym dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, lub dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy lub podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach, zwane dalej „dokumentami potwierdzającymi umocowanie do reprezentowania”, zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, zwane dalej „upoważnionymi podmiotami”, jako dokument elektroniczny, przekazuje się ten dokument.”. Skoro więc Odwołujący złożył wraz z ofertą wymagane certyfikaty w formie elektronicznej, brak było podstaw prawnych do żądania ich osobistego podpisania przez Odwołującego.
Izba uznała również, że także z SWZ nie wynikał obowiązek podpisania certyfikatów podpisem zaufanym bądź osobistym wykonawcy. Wskazać należy, że w rozdziale II punkt 5 SWZ Zamawiający wskazał jedynie na obowiązek złożenia tych dokumentów wraz z ofertą, nie określając żadnych dodatkowych wymogów w tym zakresie, jak uczynił to np. w odniesieniu do dokumentów pełnomocnictwa, udostępnienia zasobów podmiotu trzeciego.
W konsekwencji skoro ani z przepisów Pzp ani z SWZ nie wynikał obowiązek podpisania dokumentów wystawionych w formie elektronicznej, to brak było podstaw do odrzucenia oferty Odwołującego. Podkreślić należy, ze treść warunku powinna być rozumiana i interpretowana zgodnie z jego literalnym brzmieniem. Jakakolwiek zmiana treści warunku, przyjęcie odmiennej interpretacji treści warunku (niż wynika to z jego literalnego brzmienia) po upływie terminu składania ofert jest niedopuszczalne.”
Podkreślić trzeba, że podmiotowe środki dowodowe wystawione przez upoważnione podmioty jako dokumenty elektroniczne, bez jakiegokolwiek podpisu elektronicznego, nie są niczym nadzwyczajnym w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Przykładem takich środków jest wydruk informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, informacja banku wystawiona na podstawie art. 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1896 z późn. zm.), wydruk zaświadczenia ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek sporządzony zgodnie z art. 50 ust. 4c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz.U. z 2026 r. poz. 199 z późn. zm.) czy informacja z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.
Niezależnie od powyższego pamiętać trzeba, że podmiotowe środki dowodowe, wystawione przez upoważnione podmioty jako dokumenty elektroniczne, muszą spełniać wymagania wskazane w § 10 Rozporządzenia, tj.:
1) muszą być utrwalone w sposób umożliwiający ich wielokrotne odczytanie, zapisanie i powielenie, a także przekazanie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych;
2) muszą umożliwiać prezentację treści w postaci elektronicznej, w szczególności przez wyświetlenie tej treści na monitorze ekranowym;
3) muszą umożliwiać prezentację treści w postaci papierowej, w szczególności za pomocą wydruku;
4) muszą zawierać dane w układzie niepozostawiającym wątpliwości co do treści i kontekstu zapisanych informacji.
Co istotne, żadne z ww. wymagań nie dotyczy podpisu elektronicznego.
Krzysztof Mikoda
radca prawny