Możliwość uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych
Zgodnie z art. 107 ust. 2 ustawy Pzp jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Potoczne sformułowanie o niekompletności przedłożonych środków dowodowych należy tłumaczyć jako wszelkie uchybienia co do formy, daty wystawienia lub sporządzenia lub treści złożonych środków dowodowych (np. brak tłumaczenia certyfikatu sporządzonego w języku angielskim, utrata aktualności tego certyfikatu, czy też brak wszystkich stron dokumentu). Należy pamiętać, że takie uzupełnienie jest czynnością jednorazową. Jeśli więc przedmiotowy środek dowodowy wymaga uzupełnienia, to jego nieprawidłowe złożenie lub uzupełnienie eliminuje ofertę z postępowania.
Podkreślić również trzeba, że przedmiotowego środka dowodowego nie uzupełnia się, jeśli służy on potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
Jak uzupełniać przedmiotowe środki dowodowe
Z żadnego przepisu ustawy Pzp, jak również aktów wykonawczych do tej ustawy, nie wynika, by uzupełniane na wezwanie zamawiającego przedmiotowe środki dowodowe miałyby być sygnowane datą sprzed upływu terminu składania ofert. Być może z tego względu niektórzy wykonawcy dochodzą do błędnego wniosku, iż wymagania co do oferowanego przedmiotu zamówienia mogą być przez nich spełnione dopiero w dniu złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych na wezwanie zamawiającego. Nic bardziej mylnego, orzecznictwo KIO nie pozostawia tutaj wątpliwości i wskazuje, że takie rozumienie przepisów ustawy Pzp jest błędne i może prowadzić do odrzucenia oferty wykonawcy. Już bowiem na pierwszym etapie postępowania, tj. wraz z upływem terminu składania ofert, wykonawca zobowiązany jest przedstawić wymagane w specyfikacji przedmiotowe środki dowodowe. Oznacza to, że wykonawca powinien co do zasady dysponować kompletem wymaganych przedmiotowych środków dowodowych w momencie złożenia oferty przetargowej.
Należy przy tym zaznaczyć, że ustawodawca nie wymaga, by uzupełniane przedmiotowe środki dowodowe były wystawione najpóźniej z datą upływu terminu składania ofert. Uzupełniane dokumenty mogą być wystawione z aktualną datą, istotne jest natomiast, by potwierdzały one spełnienie wymagań przedmiotowych na dzień upływu terminu składania ofert. Dobrym przykładem podejścia Izby do powyższego zagadnienia jest wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 8 marca 2023 r. (KIO 482/23), zgodnie z którym: „Możliwe jest przedstawienie w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, dokumentów aktualnych na dzień ich złożenia, o ile uzupełnione dokumenty potwierdzają prawdziwość pierwotnych oświadczeń wykonawcy zawartych w ofercie. Ustawodawca zdecydował się na określenie wcześniejszego momentu składania przedmiotowych środków dowodowych w stosunku do podmiotowych środków dowodowych, ponieważ mają one zasadnicze znaczenie dla oceny prawidłowości oferty w jej warstwie merytorycznej i ustalenia, który z wykonawców powinien zostać poddany kwalifikacji podmiotowej jako ten, którego ofertę oceniono najwyżej. I o ile ustawodawca dopuścił możliwość uzupełnienia takich przedmiotowych środków dowodowych, to uzupełnione dokumenty muszą potwierdzać stan na moment złożenia oferty. Przyjęcie odmiennej interpretacji stałoby w oczywistej sprzeczności z art. 16 ustawy z dnia 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych i wynikającej z niej zasady równego traktowania wykonawców. Dopuszczenie, że wykonawca biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oferują produkt, którego parametrów nie może potwierdzić na moment złożenia oferty z uwagi na brak stosownej certyfikacji, natomiast może brak taki usunąć przez swego rodzaju „konwalidację” na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych i uzyskanie wymaganych dokumentów po terminie składania ofert byłoby naruszeniem zasady równego traktowania wykonawców. Uzupełnione w trybie art. 107 ust. 2 Prawa Zamówień Publicznych dokumenty muszą potwierdzać, że na moment złożenia oferty oferowany produkt spełniał wymagania wskazane w SWZ”.
Błędny przedmiotowy środek dowodowy nie podlega poprawieniu
Warto zaznaczyć, że w przeciwieństwie do podmiotowych środków dowodowych ustawodawca nie dopuszcza możliwości poprawienia przedmiotowego środka dowodowego, jeżeli ten jest błędny. Zasada ta wynika wprost z konstrukcji przepisów art. 107 ust. 2 i art. 128 ust. 1 ustawy Pzp oraz znajduje swoje potwierdzenie w orzecznictwie. Jak wskazała Izba w wyroku dnia 28 marca 2023 r. (KIO 695/23):
„O ile bowiem art. 107 ust. 2 p.z.p. jest instrumentem dopuszczającym możliwość konwalidowania nieprawidłowego działania wykonawcy, to ustawodawca nie dopuścił szerokiego uzupełnienia dokumentów, tak jak dla podmiotowych środków dowodowych (zgodnie z art. 128 ust. 1 p.z.p. zamawiający wzywa do złożenia/poprawienia/uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, które są niekompletne lub zawierają błędy). Tryb uregulowany art. 107 ust. 2 p.z.p., przeciwnie do art. 128 ust. 1 p.z.p., dotyczy ograniczonego zakresu i nie dopuszcza się uzupełnienia dokumentów zawierających błędy, co należy rozumieć jako wady merytoryczne.
Złożone z ofertami karty katalogowe są niezgodne z OPZ, a ewentualne ich uzupełnienie wiązałoby się ze zmianą w merytorycznej sferze dokumentów, które miały potwierdzać zgodność cech oferowanych urządzeń z wymaganiami zamawiającego, co jest niedopuszczalne w trybie art. 107 ust. 2 p.z.p. Takiej wady karty katalogowej nie można konwalidować, oznaczałoby to bowiem uzupełnienie przedmiotu oferty po upływie terminu na składanie ofert, kiedy tryb uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych nie może pomijać zasady niezmienności treści oferty.”
Podsumowując, opisane w ustawie Pzp zasady dotyczące uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych są nieco skomplikowane. Priorytetem dla wykonawcy jest ustalenie, czy uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych zostało przewidziane przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia. Dalej, należy pamiętać, że przedmiotowy środek dowodowy nie podlega poprawieniu w sytuacji, gdy jest błędny bądź jeżeli służy on potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert. Wreszcie, przedmiotowy środek dowodowy musi zostać złożony lub uzupełniony w taki sposób, by wynikało z niego spełnienie wymagań przedmiotowych określonych przez zamawiającego najpóźniej z upływem terminu składania ofert.
Ekspert ds. zamówień publicznych
Skontaktuj się z nami aby dowiedzieć się więcej na temat oferowanych usług.
Dziękujemy, że jesteś z nami
Niniejsze opracowanie nie może być wykorzystywane jako opinia prawna, w tym nie może służyć jako rekomendacja określonych działań, w szczególności w ramach działalności gospodarczej.
Aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach, zapisz się do naszego Newslettera.
Zapraszamy również do obserwowania strony Kancelarii na Linkedin