Trzeba bowiem też przypomnieć, że jeśli pojawiają się wątpliwości co do treści informacji, dokumentów, czy oświadczeń, to z reguły może to skutkować wykluczeniem wykonawcy z postępowania. Jako że jest to najdalej idąca konsekwencja, zamawiający musi wykorzystać wszelkie dostępne w ustawie narzędzia aby temu zapobiec. Takim podstawowym jest wezwanie wykonawcy do wyjaśnień pojawiających się wątpliwości. Co więcej, jak podkreśla się w orzecznictwie wyjaśnienie wątpliwości nie jest w żaden sposób ograniczone ilościowo, biorąc pod uwagę to, że celem tej procedury nie jest uzupełnienie oferty (wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) o jakieś dokumenty czy zmiana ich treści, a jedynie ich wyjaśnienie, czy uściślenie.
To jakże ważne stanowisko Krajowej Izby Odwoławczej, pokazuje że celem postępowania nie jest jak najszybsze zakończenie postępowania, ale udzielenie zamówienia wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy Pzp. Dlatego też, zamawiający powinien każdorazowo drążyć pojawiające się wątpliwości, tak poprzez zadawanie kolejnych pytań wykonawcy, jak i poszukiwania prawdy na własną rękę u podmiotów trzecich. Ten akt wręcz podstawowej staranności, musi końcowo doprowadzić do prawdziwych ustaleń w każdym przypadku gdy oświadczenia lub dokumenty z jakichkolwiek względów są dla zamawiającego niejasne, budzą wątpliwości. W konsekwencji przeprowadzonej rzetelnie procedury badania wniosków, ofert, czy innych dokumentów, zamawiający ma obowiązek uwzględnienia takich ustaleń przy ocenie spełnienie warunku udziału w postępowaniu, czy przy punktacji. Pomocniczo, w zakresie wyjaśnień dotyczących oświadczeń i dokumentów może być również stosowana regulacja zawarta w §2 ust. 6 Rozporządzenia o dokumentach, który również umożliwia zamawiającemu uzyskanie obiektywnej wiedzy od podmiotu trzeciego.
Trzeba bowiem zauważyć, że to na zamawiającym spoczywa obowiązek wyjaśnienia przyczyn, które zdecydowały o odrzuceniu oferty, czy też wykluczeniu wykonawcy z postępowania. To zamawiający, a nie wykonawcy podejmują czynności w postępowaniu, a zatem nie można przerzucać na wykonawców odpowiedzialności za uchybienia leżące po stronie zamawiającego. Nie można dopuścić do sytuacji, w której czynności zamawiającego, w szczególności istotna dla wyniku postępowania, pozostawałaby poza obiektywną kontrolą wykonawców oraz kontrolą instancyjną. Od wyników jej oceny uzależnione było ustalenie wyniku postępowania, a zatem to zamawiający dźwiga ciężar rozstrzygnięcia sporu przez Krajową Izbę Odwoławczą, jak też ciężar finansowy procedury odwoławczej. Dlatego też powinien przedsięwziąć absolutnie wszystkie możliwe działania aby ustalić prawidłowy stan faktyczny w postępowaniu i nie szafować publicznymi środkami.