Należy przede wszystkim zauważyć, że sama procedura wyjaśnienia ceny najczęściej trwa krócej niż oczekiwanie na wyznaczenie rozprawy przed Izbą, jest to więc ważki argument aby ją uruchomić. Jak więc przekonać zamawiającego lub Izbę, że nie tylko cena wydaje się wykonawcy konkurencyjnemu rażąco niska ale nadto, że powinna budzić wątpliwości zamawiającego, gdy ten ostatni samodzielnie nie chce zdecydować się na uruchomienie procedury badania ceny?
Z uwagi na elastyczność konstrukcji właściwych przepisów, zawsze trzeba brać pod uwagę to dane zamówienie i ten dany moment w gospodarce krajowej, a czasem i światowej, która przecież oddziałuje co najmniej na tabelę kursów średnich walut.
Źródłem dla wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień kalkulacji ceny jest w każdym przypadku zakres przedmiotu zamówienia oraz treść ofert, względnie treść już złożonych wyjaśnień. Trzeba pamiętać, że cena oferty zawsze składa się z poszczególnych składników, których poznanie jest konieczne dla przesądzenia czy oferta jest niedoszacowana, względnie dlaczego jest oszacowania na tak niskim poziomie.
Wykonawca konkurujący musi więc przekonać, że zamawiającemu powinno wydawać się że cena nie jest skalkulowana rzetelnie, co w połączeniu poczuciem wątpliwości powinno dać już skutek w postaci obowiązku zwrócenia się zamawiającego do wykonawcy o złożenie wyjaśnień, w tym dowodów. Nie sposób pominąć, że komisja przetargowa jak i kierownik zamawiającego ponoszą odpowiedzialność pierwotną za to z kim umowa w sprawie zamówienia publicznego zostanie podpisana, więc pośrednio za to czy zamówienie zostanie wykonane zgodnie z przedmiotem tego zamówienia wskazanym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, jak również zgodnie z zasadami sztuki zawodowej np.: przy użyciu odpowiednich nakładów sprzętowych, osobowych, czasowych z zachowaniem określonych standardów.
Tak w przypadku braku jakiegokolwiek wezwania jak i gdy wezwanie zostało skierowane do wykonawcy ale złożone wyjaśnienia nie są pełne, szczegółowe, przekonywujące, procedura przekonania zamawiającego jest taka sama. Trzeba jednak pamiętać, że nie może nastąpić tak jedynie formalne uwzględnienie złożonych wyjaśnień, czy automatyczne odrzucenie oferty, jak i o tym że zamawiający wciąż może dopytać na poziomie bardziej szczegółowym lub zażądać konkretnego dowodu. To co powinno decydować o konkretnym stanowisku zamawiającego w całym etapie badania i oceny oferty, to realność poczynionych założeń prezentowana w wyjaśnieniach i poziom ich wykazania.
Zamawiający w żadnym przypadku nie może dopuścić do sytuacji, że wybierze ofertę z ceną tak niską, że choćby potencjalnie narazi cel planowanej inwestycji. Przecież najczęściej spory z wykonawcą wielokrotnie przewyższają zakładane oszczędności stanowiące różnicę pomiędzy ofertą wybraną a ofertę z ceną realną. Dlatego też skoro jest wygodne i nieskomplikowane narzędzie zamawiającemu nie powinna się w ogóle przydarzać wpadka w postaci komplikacji z realizacją zamówienia wynikających ze niedoszacowania oferty przetargowej. Jeśli tak się zdarzy, to w pierwszym rzędzie zamawiający powinien mieć do siebie pretensje, że optymistycznie założył, że „jakoś to będzie”.