Zamawiający kształtujący wzorzec umowy ale i wykonawca kwestionujący wysokość przewidzianych do nałożenia na niego kar, muszą dokonać wiarygodnych i przekonywujących dla organów kontroli obliczeń opartych na zakładanej wartości kontraktu. Następnie trzeba uwzględnić wartość każdej kary umownej projektowanej lub ustalonej przez zamawiającego. Wynik tego działania należy ocenić w pierwszej mierze przez pryzmat uzasadnionych potrzeb zamawiającego ale tylko tych związanych z osiągnięciem celu postępowania, następnie przez poszczególne zasady rządzące systemem zamówień publicznych, jak np.: konkurencyjności w postępowaniu, niedyskryminacji oferentów, proporcjonalności wymagań i efektywności zamówienia.
Tylko całościowa i szeroka analiza pozwala stwierdzić, czy przewidziane przez zamawiającego kary umowne zostały ustalone zbyt wysokim poziomie, co wówczas może przeczyć istocie i celowi ustanawiania kar umownych. Jeśli wysokość kary jest zbyt wygórowana i nieproporcjonalna względem, określonego potencjalnego przewinienia ze strony wykonawcy, musi być skorygowana. Każda kara, która może służyć zamawiającemu do innych celów niż do należytego wykonania tego danego zamówienia, nie powinna się ostać.
Każdy zamawiający musi sobie więc zdawać sprawę, że nieproporcjonalne obciążenie wykonawcy w stosunku do wysokości jego wynagrodzenia, czy nieadekwatność kary do wagi naruszeń wykonawcy powoduje, że poziom kar umownych, przestaje pełnić funkcję kompensacyjną, a staje się środkiem represji względem wykonawcy.
Wreszcie każdy zamawiający musi sobie zdawać sprawę, że każde naruszenie zasad systemu zamówień publicznych, to możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Zamawiający musi się zawsze liczyć, że każde nadmierne wymaganie powoduje doliczenie stosownych kwot do ceny oferty przetargowej, a w przypadku stwierdzenia niegospodarności mogą już wchodzić w grę przepisy kodeksu karnego.