Zakres wyjaśnień ceny i dowodów popierających wyjaśnienia zależy od przedmiotu zamówienia, względnie zainteresowania zamawiającego. Niemniej każdy profesjonalny wykonawca w tym względzie winien dołożyć najwyższej staranności, zwłaszcza gdy zamawiający przeprowadza badanie ceny oferty jedynie dla pozoru, nie wskazując na obszary go niepokojące.
Najtrudniejsze do wyjaśnienia są oczywiście ceny za roboty budowlane, gdyż ilość składników cenotwórczych, jak i koniecznych analiz przedstawianych danych ukazujących uzyskane oszczędności jest największa, nawet gdy jest to naprawdę mała robota.
Zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy Pzp jeżeli cena oferty wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzi wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, zamawiający zwraca się o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów, dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny, w szczególności w zakresie: (1) oszczędności metody wykonania zamówienia, wybranych rozwiązań technicznych, wyjątkowo sprzyjających warunków wykonywania zamówienia dostępnych dla wykonawcy, oryginalności projektu wykonawcy, kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za prace ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za prace (Dz. U. Nr 200, poz. 1679, z 2004 r. Nr 240, poz. 2407 oraz z 2005 r. Nr 157, poz. 1314); (2) pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów.
Niezwykle ważny jest przepis art. 90 ust. 2 Pzp, stanowiący, że obowiązek wykazania, iż oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa na wykonawcy. W ścisłym powiązaniu z powyższą regulacją pozostaje art. 90 ust. 3 ustawy Pzp, zgodnie z którym zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. Tym samym to wykonawca, będąc wezwanym przez zamawiającego, jest obowiązany złożyć odpowiednie argumenty, analizy i dowody, potwierdzające, że zaoferowana cena nie jest rażąco niska.
Dowody składane przez wykonawców na wezwanie zamawiającego mogą mieć różnoraki charakter. Art. 90 ust. 1 ustawy Pzp stanowi, że zamawiający zwraca się do konkretnego wykonawcy, w określonych w tym przepisie warunkach, o udzielenie wyjaśnień, w tym o złożenie dowodów dotyczących elementów mających wpływ na wysokość ceny. Przy czym pamiętać też trzeba o normie art. 90 ust. 2 ustawy Pzp., która wskazuje na obowiązek wykazania przez wykonawcę, że jego oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny. Tak więc, w świetle wskazanych regulacji prawnych, to wykonawca wszelkimi niezbędnymi środkami dostępnymi w danej sprawie i uzasadnionymi w konkretnym stanie faktycznym, powinien wykazać zamawiającemu, że jego cena nie jest rażąco niska. Ponieważ każda sytuacja jest inna, to przepisy nie określają nawet przykładowego katalogu dowodów, które wykonawca byłby zobowiązany złożyć zamawiającemu w celu uzasadnienia racjonalności i rynkowej wyceny swojej oferty.
Każdy więc dowód na poparcie, że planowane do zakupienia materiały, produkty czy też usługi zostały rzetelnie wycenione, podlega ocenie indywidualnej i obiektywnej przez zamawiającego, pod kątem realności przedstawionej ceny. Wybiegiem często stosowanym przez wykonawców jest uzyskiwanie ofert od podwykonawców, że dany zakres będzie przez nich wykonany, nawet za bardzo niską cenę . W takiej sytuacji zamawiający, któremu zależy na rzetelnym a nie tylko formalnym badaniu ceny, powinien wezwać wykonawcę do przedstawienia wyjaśnień ceny zaproponowanej przez podwykonawcę za dany zakres zamówienia, oczywiście wraz z dowodami oraz do przedstawienia analizy jak to wpłynęło na uzyskanie oszczędności. To bardzo prosta metoda ukróci proceder przerzucania niewygodnych kosztów do zakresu rzekomo wykonywanego przez podwykonawcę. Ponadto, gdy z oświadczeń wykonawcy wynika, że dokonuje zakupów po zaniżonych, nierynkowych cenach, zamawiający powinien wezwać go do przedstawienia wraz z udzielanymi wyjaśnieniami dowodów potwierdzających możliwość zakupu na tak korzystnych warunkach. Wyjątkowe sytuacje zdarzają się rzadko, dlatego ich rzekome wystąpienie wymaga szczególnej kontroli przez Zamawiającego.
Rzetelne wyliczenie kosztów robót budowlanych powinno zatem obejmować np. koszt paliw wraz z fakturami potwierdzającymi możliwość takiego zakupu, zestawienie kosztów użycia własnych maszyn wraz z zestawieniem posiadanych własnych środków trwałych, ewentualnie oferty najmu sprzętu, oświadczenie potwierdzające stan zatrudnienia i poziom kosztów pracy, a nawet, jeżeli ma to znaczenie, ze wskazaniem miejsce zamieszkania każdego z pracowników, wreszcie oferty cenowe dostawców i podwykonawców.
Inne, istotne okoliczności, to np. koszty składowania materiałów, koszty segregacji i utylizacji odpadów albo odzyskiwania z nich materiałów do ponownego wykorzystania. Nie można bowiem zapominać, że niższe marże, czy zaopatrywanie się bezpośrednio u producentów czy posiadanie stałego kręgu kontrahentów, są okolicznościami, na które może się powołać w zasadzie każdy wykonawca. Nie są więc obiektywnie właściwe i wyjątkowe tylko dla wykonawcy wezwanego do złożenia wyjaśnień ceny.
Na koniec wykonawca nie może zapominać o wskazaniu choćby minimalnego ale realnego zysku, bowiem każdy przedsiębiorca działa dla zysku, który umożliwia rozwój i konkurowanie na rynku.
Jak widać z powyższego, w żadnym razie wyjaśnienia nie mogą być ogólne, czy mało szczegółowe i nie poparte dowodami. Wyjaśnienia przestawione przez wykonawcę wręcz muszą wskazywać na indywidualne czynniki, które były dostępne tylko jemu, czyli nie były dostępne innym wykonawcom.
Obowiązek przedstawienia dowodów spoczywa na wykonawcy w każdym wypadku powołania się na okoliczności mającej znaczenie z punktu widzenia skalkulowania ceny oferty.
Zatem gdy wykonawca powołuje się na szczególnie niskie koszty zakupu materiałów, usług czy robót potrzebnych do wykonania zamówienia, musi je nie tylko udowodnić ale także wykazać jak wpłynęły one na oszczędność w wykonaniu zamówienia. Ta część wyjaśnień jest tak samo ważna jak lista elementów kosztotwórczych. Wykonawca musi przedstawić zamawiającemu analizę w jakim stopniu każda okoliczność umożliwiła obniżenie ceny za realizacje zamówienia i jakiego rzędu oszczędności są możliwe do osiągnięcia z tego tytułu.
Uwaga ta dotyczy także ulubionego przez wykonawców sposobu obniżania kosztów jakim jest najczęściej gołosłowne twierdzenie o rzekomej innowacyjności, czy szczególnym know-how. Takie twierdzenie nie tylko powinno być sprawdzalne ale i sprawdzone przez Zamawiającego.
Wreszcie wykonawca nie powinien zapominać o możliwości kwestionowania wartości szacunkowej zamówienia, która bardzo często jest zawyżona, o czym najlepiej świadczą ceny złożonych ofert. Wykonawca dostrzegając takie zawyżenie powinien kwestionować je już w wyjaśnieniach ceny.