Program funkcjonalno-użytkowy (PFU), to jedynie koncepcja architektoniczno-budowlana zawierająca opis przeznaczenia ukończonych robót, więc powinna zawierać ogólne wytyczne dotyczące robót budowlanych oraz zakładane funkcjonalności obiektu, jakie chciałby uzyskać zamawiający. A to oznacza, że w tych ramach to wykonawca w projekcie budowlanym przedstawia szczegółowe rozwiązania techniczno-materiałowe, które nie mogą być jednak sprzeczne z założeniami zamawiającego.
Przygotowana przez zamawiającego PFU w część opisowa, zawiera właśnie ogólny opis przedmiotu zamówienia, określa charakterystyczne parametry pozwalające zapoznać się z wielkością obiektu lub zakresem robót budowlanych, lub innymi znanymi uwarunkowaniami towarzyszącymi wykonaniu przedmiotu zamówienia, oraz informuje o właściwościach funkcjonalno-użytkowych, o aktualnych uwarunkowaniach wykonania przedmiotu zamówienia oraz o właściwościach funkcjonalno-użytkowych przedmiotu zamówienia.
Natomiast opis wymagań w stosunku do przedmiotu zamówienia, to już są wymagania dotyczące przygotowania terenu budowy, architektury, konstrukcji, instalacji, wykończenia, zagospodarowania terenu, a także cechy obiektu, wymagania dotyczące rozwiązań budowlano-konstrukcyjnych i wskaźników ekonomicznych oraz warunków wykonania i odbioru robót budowlanych, odpowiadających zawartości specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót;
Wreszcie dokument PFU zawiera część informacyjną obejmująca prawne oraz inwestorskie uwarunkowania inwestycji.
Należy pamiętać, że sam fakt iż zamawiający nie sporządza projektu budowlanego, nie oznacza brak jego odpowiedzialności za treść przekazanych wykonawcom dokumentów. Dokument PFU jako dokument źródłowy, będzie oddziaływał na cały proces projektowy i wykonawczy, gdzie te dwa etapy przecież mogą przebiegać całkowicie poprawnie do czasu zidentyfikowania wad jakie znalazły się już w PFU, a nie zostały wcześniej odkryte.
Nie ulega więc wątpliwości, że wady w PFU z pewnością już w pierwszej kolejności wpłyną na termin, jakość oraz koszt należytego wykonania prac projektowych przez wykonawcę.
Jak też mogą się objawić dopiero na etapie realizacji zamówienia, gdzie wówczas będą obowiązywać takie same procedury i roszczenia jak w przypadku wykrycia wad STWiORB w zamówieniach „wybuduj”.
Oczywiście zamawiający będzie się bronił regulacją art. 651 k.c., iż wykonawca w odpowiednim czasie nie zawiadomił zamawiającego o wadach w PFU. Ale przecież nie wszystkie wady są możliwe do zidentyfikowania przez wykonawcę, zwłaszcza w kontekście potrzeb i oczekiwań, a nawet wyobrażeń inwestora, choćby co do nieprawidłowych wymagań czy funkcji lub funkcjonalności.
Z tych też względów zamawiający generalnie nie uniknie odpowiedzialności, tak za wady PFU, jak i za ich skutki w postaci wadliwego projektu lub wykonania robót w oparciu o taki projekt, pod warunkiem że źródło nieprawidłowości wynika z treści PFU, a wykonawca będzie w stanie wykazać adekwatny związek przyczynowy pomiędzy nienależytym wykonaniem PFU, w konsekwencji dokumentacji projektowej, a poniesioną przez wykonawcę szkodą.
Podsumowując, zamawiający będzie ponosił odpowiedzialność nie tylko za dostarczoną dokumentację projektową ale też za treść PFU, chociaż trzeba absolutnie pamiętać o obowiązku wykonawcy jej weryfikacji i lojalnego poinformowania zamawiającego o występujących w dokumentach błędach.