Zgodnie z orzecznictwem o niezgodności treści oferty z treścią SIWZ można mówić jedynie, gdy zaoferowane świadczenie nie odpowiada treści SIWZ. Jednakże przed podjęciem decyzji o odrzuceniu oferty zamawiający ma obowiązek skorzystać z wszelkich możliwości poprawienia ocenianej oferty. Celem postępowania o zamówienie publiczne jest bowiem wybór oferty najkorzystniejszej ekonomicznie, a nie oferty jedynie poprawnej pod względem formalnym.
W wyroku sygn. akt X Ga 7/10 z dnia 30 marca 2010 r. Sąd Okręgowy we Wrocławiu zauważył, że artykuł 87 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych odnosi się do możliwości żądania od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Dotyczy to więc tej części oferty, która jest nieprecyzyjna, niejasna, dwuznaczna, budzącą wątpliwości interpretacyjne, jest niedopatrzeniem, lub błędem niezamierzonym, opuszczeniem, lecz wyrażona w treści oferty. Nie dotyczy to tej części oferty, co do której wykonawca powinien był wskazać konkretne dane pozwalające na ocenę oferty lecz tego zaniechał. (…) W przypadku zupełnego braku danych wskazanie ich w terminie późniejszym jest uzupełnieniem oferty o nową treść, która ma istotny wpływ na ocenę oferty wskazującą na standard i jakość materiałów (wyrok Sądu Okręgowego w Nowym Sączu z dnia 7 kwietnia 2009 r., sygn. akt III CA 88/09), a nie jej poprawieniem (por. też wyrok Sądu Okręgowego w Tarnowie z dnia 25 czerwca 2009 r., sygn. akt V GA 40/09).
W razie powzięcia wątpliwości co do informacji zamieszczonych w ofercie (poprawności tych informacji, wewnętrznej spójności oferty, jej zgodności z SIWZ), zamawiający powinien skorzystać z trybu przewidzianego w art. 87 ust. 1 ustawy Pzp, tj. zwrócić się do wykonawcy o wyjaśnienia w tym zakresie. I chociaż w przepisie art. 87 ust. 1 ustawy Pzp mowa jest jedynie o uprawnieniu zamawiającego, to w orzecznictwie przyjmuje się, że przepis ten kreuje obowiązek uzyskania wyjaśnień w sytuacji, w której zachodzą jakiekolwiek wątpliwości co do treści złożonej oferty, w szczególności, gdy treść dokumentów pozostaje niespójna. Orzecznictwo wskazuje przy tym na absolutną konieczność żądania takich wyjaśnień, jeżeli wątpliwości lub sprzeczności miałyby prowadzić do odrzucenia oferty.
Z utrwalonej linii orzeczniczej KIO w tym zakresie wynika, iż zaniechanie przez zamawiającego wyjaśnianie wątpliwości odnoszących się do treści złożonej oferty winno być uznane za naruszenie przepisów postępowania. Z tych też względów czynność odrzucenia oferty na podstawie art. 89 ust 1 pkt 2 Pzp winno poprzedzać wezwanie do złożenia wyjaśnień w trybie art. 87 ust. 1 Pzp.
Najczęściej dalszą konsekwencją złożenia wyjaśnień przez wykonawcę jest zastosowanie art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, zgodnie z którym zamawiający zobowiązany jest do poprawy w ofercie innych omyłek niż te, o których mowa w art. 87 ust. 1 i 2 ustawy, które polegają na niezgodności treści oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia i nie powodują istotnych zmian w treści oferty. Oczywiście każda ingerencja zamawiającego ma swoje granice, które wyznaczone są przez zasadę przejrzystości i jawności postępowania oraz równego traktowania wszystkich wykonawców. Nie ma przy tym znaczenia stopień skomplikowania omyłek, jeśli wciąż jest możliwa samodzielna ich poprawa przez zamawiającego. Możliwość samodzielnego poprawienia omyłki przez zamawiającego jest bardzo ważna, gdyż inaczej w sposób oczywisty doszłoby do jakieś formy ingerencji wykonawcy w treść złożonej oferty, w rezultacie do modyfikacji oferty w stosunku do tego co zostało pierwotnie zaoferowane. Dlatego też z punktu widzenia możliwości prawidłowego zastosowania trybu poprawienia innej omyłki kluczowe jest zidentyfikowanie, czy omyłka ma charakter nieistotny, czy może istotny. Nie ma przy tym żadnego wzorca istotności/nieistotności, więc do każdego przypadku trzeba podchodzić indywidualnie. Jedno jest jednak pewne, sam ustawodawca posługuje się tutaj nieostrym określeniem innych omyłek, nie sformułował też definicji takich omyłek, a to powoduje, że ich katalog jest otwarty.
W konsekwencji instytucja odrzucenia oferty może być stosowana dopiero po wyczerpaniu przez zamawiającego wszystkich prawnie dopuszczalnych instytucji mających na celu sanowanie oferty przetargowej. To zresztą leży w dobrze pojętym interesie samego zamawiającego, który bezrefleksyjnie odrzucając ofertę oprócz tego, że w rezultacie może być zmuszony do wyboru oferty mniej korzystnej, to jeszcze w toku rozprawy przed KIO zgodnie z art. 190 ust. 1 ustawy Pzp będzie musiał udźwignąć ciężar dowodu, jako że to właśnie on wywodzi skutek prawny w postaci odrzucenia oferty jako sprzecznej z SIWZ. Jeśli więc pojawiły się jakiekolwiek wątpliwości, to zamawiający nie powinien w sposób arbitralny decydować jaka była wola wykonawcy co do jego oferty.
Należy zauważyć, że szczególna ustawowa regulacja postępowań o udzielnie zamówienia publicznego zobowiązuje zamawiającego do takiego działania oraz korzystania z praw jakie przyznaje mu ustawa Pzp, aby wybrać ofertę rzeczywiście najkorzystniejszą. Obowiązkiem zamawiającego jest poszanowaniem zasad prawa zamówień publicznych i takie działanie, które doprowadzi do obiektywnie najkorzystniejszego rozstrzygnięcia postępowania.